Ofte stilte spørsmål

• Kommunen har laget elektronisk søknadsskjema for barnehageopptak. Er det tillatt?

  • Ja, det er tillatt med denne typen tjenester på Internett, men det forutsetter at kommunen har sikret tjenesten. Datatilsynet anbefaler generelt at søknadsskjemaer håndteres kryptert. Dersom søknadsskjemaet inneholder sensitive opplysninger skal det overføres kryptert. Kommunen må legge til rette for dette.

• Kommunen der jeg arbeider benytter multimaskiner med kopiering, printer, e-post og faks, men har stengt for faksmuligheten. Hvorfor det?

  • Personopplysningsloven setter krav til at kommunen etablerer sikkerhetsmål, sikkerhetsstrategi og utarbeider sikkerhetsvurderinger for å ivareta personvernet. Om kommunen i sin sikkerhetsvurdering har kommet frem til at faksfunksjonen ikke kan aksepteres, så skal det stenges for en slik funksjon. En mulig årsak til dette kan være manglende mulighet for kryptering.

• Er det greit at kommunene benytter terminalservere og sentrale løsninger for lagring?

  • I prinsippet er det ikke formelle hindre for at kommunen benytter såkalt "databehandler", dvs. outsourcer hele eller deler av drift til ekstern selskap. I slike tilfeller skal det foreligge særskilt avtale mellom behandlingsansvarlig (kommunen) og databehandler (f.eks. dere). Denne avtalen må blant annet regulere oppfyllelse av forholdsmessig sikring av personopplysningene (se personopplysningsloven §§ 13 og 15). Det skal forligge en risikovurdering som dokumenterer forholdsmessig sikring av opplysningene. Dette er et ansvar som i utgangspunktet er rettet til behandlingsansvarlig, men databehandler har også en selvstendig plikt.

    En sentral forutsetning for ovennevnte er blant annet:

    1. sikker autentisering
    2. sikring av kommunikasjon (f.eks. kryptering)
    3. tilstrekkelig atskillelse av de ulike behandlingsansvarlige hos databehandler
    4. tilstrekkelig sikkerhet på brukersiden
    5. sikring mot uautorisert tilgang på tvers av behandlingsansvarlige (kommuner)
    6. sikkerhetslogger som brukes aktivt og jevnlig presenteres i summarisk form ovenfor behandlingsansvarlig
• Kan statlige og kommunale virksomheter gjøre dokumenter som inneholder opplysninger om meg tilgjengelig på internett?

  • Hovedregelen etter offentleglova er at saksdokumenter, journaler og lignende register er offentlige, hvis ikke annet følger av lov eller forskrift.

    Offentleglova og offentlegforskifta regulerer hvilke dokumenter og journaler offentlige organer kan publisere på internett. Offentlegloven forvaltes ikke av Datatilsynet. Det er det aktuelle forvaltningsorganet som har publisert opplysningene som har ansvar for at tilgjengeliggjøringen er i tråd med loven og forskriften. Dersom du ønsker å klage på opplysninger som er offentliggjort på internett, må du ta kontakt med det aktuelle forvaltningsorganet.