Arbeidsgivere som bruker slik teknologi samler inn både opplysninger om selve kjøretøyet og opplysninger om den enkelte ansatte som bruker kjøretøyet. Dette kalles også ofte elektronisk kjørebok. Opplysningene vil typisk kunne omfatte kjøretøyets (og dermed den ansattes) geografiske posisjon, som gjerne samles inn via GPS-sporingssystemer.

Avhengig av hvilken type teknologi som brukes kan det også innsamles en rekke andre typer opplysninger, som for eksempel kjøreadferd og opplysninger om hendelser. Slik teknologi gir arbeidsgiver en potensiell mulighet til å behandle store mengder personopplysninger om de ansatte.

Regelverk

For at slike overvåkingstiltak skal være lovlige må en rekke krav i både arbeidsmiljøloven og personvernforordningen være oppfylt. Innføring av overvåkingstiltak i virksomhetens kjøretøyer anses normalt som et kontrolltiltak, og kravene i arbeidsmiljøloven §§ 9-1 og 9-2 om kontrolltiltak vil da gjelde.

I tillegg kommer kravene i personvernforordningen. Her vil vi trekke frem noen av disse kravene.

Viktig å gi god informasjon

Arbeidsgivere har plikt til å gi ansatte god informasjon. Det vil særlig bety å gi god informasjon om hva som er formålet med overvåkingen. Formålet skal være spesifisert og uttrykkelig angitt. Hva som er formålet vil være styrende for hva informasjonen kan brukes til. Innsamlede opplysninger kan ikke brukes til nye, uforenelige formål.

For eksempel, dersom formålet med innføringen av overvåkingssystemet dreier seg om å etablere et sanntidssystem som skal sørge for oppdatert informasjon om rutetider for kollektivtransport, kan ikke opplysningene viderebrukes til vurdering av de ansattes jobbprestasjoner mv.

Må ha et rettslig grunnlag

Det må finnes minst ett rettslig grunnlag for at behandlingen skal være lovlig. 
Les mer om rettslig grunnlag

Det er særlig to rettslige grunnlag som er aktuelle i denne sammenhengen.

1. Arbeidsgiver kan være forpliktet til å installere sporingsteknologi for å overholde sine rettslige forpliktelser, for eksempel lovbestemte krav til kjøre- og hviletid, skatteregler og/eller sikkerhet for den ansatte.
2. Arbeidsgiver kan også ha en såkalt berettiget interesse i å lokalisere kjøretøyene. Interessen kan være å effektivisere driften av vognparken for eksempel gjennom driftsplanlegging i sanntid, såkalt flåtestyring. Sporingssystem kan også være innført av hensyn til den ansattes sikkerhet eller sikring av varer og kjøretøy.
   
   Selv om arbeidsgiver har en berettiget interesse må det først vurderes om behandlingen for slike formål er nødvendig, om hensynet til arbeidsgivers interesse går foran arbeidstakers interesser og om den faktiske implementeringen er i overensstemmelse med prinsippene om dataminimering og proporsjonalitet. Les mer om personvernprinsippene

Krav til innebygget personvern

Etter personvernforordningen artikkel 25 skal arbeidsgiver også ivareta krav til innebygd personvern og personvern som standardinnstilling. Det innebærer at arbeidsgiver derfor bør velge de mest personvernvennlige løsningene når det innfører sporingssystemer. Les mer om kravet til innebygd personvern

Før slike system innføres kan også plikten til å foreta en vurdering av personvernkonsekvenser gjøre seg gjeldende (jf. personvernforordningen artikkel 35).

Les om plikten til å vurdere personvernkonsekvenser

Sjekkliste for arbeidsgivere før overvåkingstiltak kan innføres

• Er kontrolltiltaket innført i samsvar med kravene i arbeidsmiljøloven kapittel 9?
• Er innføringen vært gjennomsiktig for de ansatte, altså om er det åpenhet omkring innføringen? Er informasjonsplikten til de ansatte oppfylt?
• Er tiltaket nødvendig? Kan samme resultat oppnås med mindre inngripende metoder?
• Er tiltaket lovlig? Hvilket rettslig grunnlag foreligger?
• Er krav til innebygd personvern oppfylt ved utformingen av systemet?
• Er det foretatt en vurdering av personvernkonsekvenser? Hvis nei, hvorfor ikke?