Skolen/barnehagen må altså vurdere om noen av opplysningene er taushetsbelagt. Slike opplysninger skal ikke utleveres.
Taushetsplikten vil gjelde dersom noen av barna har hemmelig telefonnummer eller adresse, eller dersom adressen røper et forhold som er personlig (for eksempel at en elev bor på en barnevernsinstitusjon). I de tilfellene der adressen er sperret (hemmelig), vil også navnet være underlagt taushetsplikt. Taushetsplikten vil også gjelde hvis det kommer frem opplysninger i elevlisten om at eleven får tilrettelagt undervisning på grunn av ulike typer handikap eller atferdsproblemer.
Dersom opplysninger om enkeltelever i klasselistene unntas med hjemmel i taushetsplikt, må det gjøres en vurdering av om øvrige opplysninger kan utleveres uten å avsløre forhold det er grunn til å beskytte. Det kan for eksempel være komplisert å fjerne en enkeltelev som lever på hemmelig adresse fra en klasseliste, uten å samtidig avsløre nettopp den opplysningen hvis klasselisten utleveres. I slike tilfeller vil det trolig være nødvendig å unnta hele klasselisten fra offentlig innsyn.
Utlevering av elevlister i klassen
I den enkelte klassen kan skolen levere ut elevlister med kontaktinfo til elevene i klassen slik at det blir lettere for foreldre og elever å ta kontakt med hverandre.
Dette vil kunne være tillatt etter både personopplysningsloven og offentlighetsloven dersom skolen tar forholdsregler for å ikke bryte taushetsplikten. Datatilsynet anbefaler at skolen har en dialog med foreldrene før slike lister utleveres, for å sikre at taushetsbelagte opplysninger ikke blir delt, og for å forberede dem på konsekvensene dersom det eventuelt blir bedt om innsyn etter offentlighetsloven.
Dersom det ikke er ønskelig eller mulig fra skolens side å gjøre klasselistene tilgjengelige, anbefaler vi at kontaktinformasjonen blir delt på annen måte, for eksempel mellom foreldrene i privat regi.
Noen skoler/virksomheter har vurdert at elev-/klasselister kan unntas fra innsyn ved å bare benytte det som et internt dokument. Det gjør at listene heller ikke kan deles ut til foreldrene. Det er imidlertid opp til hver enkelt virksomhet/etat å tolke offentlighetsloven, og eventuelle henvendelser om dette må rettes direkte til direkte til virksomheten eller til Justis- og beredskapsdepartementet.
Merk
Justisdepartementet stadfestet i 2009 at elevlister er offentlige dokument, og at de dermed er omfattet av hovedregelen om innsynsrett. Det er ikke et krav at den som ber om innsyn har en saklig grunn, enhver kan kreve å få utlevert offentlige dokument.
Offentligloven er etter dette endret, slik at det nå er mulig å gjøre unnatak fra offentlig innsyn for fødselsnummeret. Det er ikke innført taushetsplikt, men det legges til grunn at fødselsnummeret bør utelates med mindre det er særlige grunner som taler for at det må være med.
Dersom elevlistene bare inneholder informasjon om navn, adresse, telefonnummer og epost, er derfor i utgangspunktet ingen deler av elevlisten unntatt hvis noen ber om innsyn.
Kommunen/fylkeskommunen er ansvarlig
På grunn av risikoen for at personopplysningene kan komme på avveier, anbefaler Datatilsynet at skolene viser stor forsiktighet med hvilke personopplysninger de leverer ut.
Kommunen/fylkeskommunen vil være ansvarlige dersom hemmelige adresser ikke er sladdet eller det skjer andre brudd på taushetsplikten.