Klagesaker som gjelder retten til sletting og arkivplikt
Datatilsynet har sendt et brev til statsforvalteren i landets fylker for å klargjøre hvorfor vi ikke kan behandle saker som gjelder retten til sletting og som også gjelder arkivplikt.
Datatilsynet har stor pågang av klager fra privatpersoner som mener at skoler og andre offentlige virksomheter sender bekymringsmelding til barnevernet uten at vilkårene for å sende slik melding er oppfylt. Vi har sendt et brev til statsforvalteren i alle våre fylker for å klargjøre hvorfor vi ikke kan behandle slike saker.
I brevet redegjør vi nærmere for klagesaker som gjelder retten til sletting etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 17 og forvaltningens arkivplikt. I mange saker har klager fått saken behandlet av statsforvalteren, mens andre har erfart at klagen blir avvist fordi det ikke har blitt fattet et enkeltvedtak som kan påklages. Felles for de fleste sakene er et slettekrav som ikke innfris av offentlige myndigheter fordi opplysningene eller dokumentene er underlagt arkivplikt.
Uavhengig av hva forhistorien for klagen er, har mange av klagerne blitt oppfordret til å ta saken videre til Datatilsynet.
- Vi har ikke kompetanse til å kreve sletting av arkivpliktig materiale. Vi har derfor skrevet et brev til alle landets statsforvaltere der vi gjør rede for hvorfor vi mener det ikke er hensiktsmessig å henvise klager til Datatilsynet når forvaltningen har vurdert slettekravet i forhold til arkivplikten. Mottakerorganets arkivplikt gjelder uavhengig av om avsenders beslutningen om å sende meldingen var riktig eller feil, sier fagdirektør Grete Alhaug.
I slike saker bør forvaltningsorganet heller gå i dialog med klager.
- Vi oppfordrer dem til å finne ut om det er andre tiltak som kan iverksettes for å redusere ulempen disse personene føler på når informasjon om dem ligger lagret i for eksempel barnevernets arkiver. Aktuelle tiltak kan være skjerming av opplysninger, tilføyelser eller annet som bidrar til at klagers synspunkter og faktum i saken blir riktig fremstilt, sier Alhaug.