En personlig e-postkasse hos en arbeidsgiver er privat, selv om den ansatte bruker den for å utføre arbeidsoppgavene sine. Privat korrespondanse er i kjernen av retten til privatliv, og arbeidstakere har en høy forventning om å få ha innholdet i e-postkassen sin i fred. Innsyn i ansattes e-postkasse eller private filer, er et stort inngrep i personvernet, og det skal derfor mye til for at en arbeidsgiver har lov til å gjøre slike innsyn.

Automatisk videresending av e-post anses som en kontinuerlig overvåking av den ansattes bruk av elektronisk utstyr, og vil ikke være tillatt. Overvåking av en arbeidstakers bruk av elektronisk utstyr er nemlig forbudt, og kan bare unntaksvis skje hvis formålet er å administrere virksomhetens datanettverk eller avdekke eller oppklare sikkerhetsbrudd i nettverket. Overvåkingstiltaket må være nødvendig for disse formålene. Automatisk videresending vil neppe oppfylle disse vilkårene.

Det er derfor kun innsyn i enkeltstående tilfeller, for konkrete og lovlige formål, som kan være tillatt. Og det er bare lovlig dersom de strenge vilkårene i personvernforordningen og e-postforskriften er oppfylt.

En arbeidsgiver kan bare gjøre innsyn i nåværende eller tidligere ansattes e-post eller private filer i to tilfeller:

1. Det første er når det er nødvendig for å ivareta driften av virksomheten eller andre berettigede interesser ved virksomheten.
2. Det andre er ved mistanke om grove brudd på arbeidstakerens plikter.

Personvernforordningen gjelder når arbeidsgiveren vil gjøre innsyn i en ansatt sin e-post eller private filer. I tillegg finnes det en en egen forskrift (Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale (lovdata.no)), gjerne kalt «e-postforskriften». Denne inneholder spesialregler for når innsyn er tillatt og hvordan arbeidsgiveren i så fall skal gå frem.