Nyhetsbrev, epostlister og SMS
Hvordan er reglene for utsending av nyhetsbrev? Må man ha samtykke? Og hvilke regler gjelder?
Hvordan er reglene for utsending av nyhetsbrev? Må man ha samtykke? Og hvilke regler gjelder?
Når en virksomhet skal behandle personopplysninger, må den ha et behandlingsgrunnlag. Både e-postadresse og mobilnummer regnes normalt som personopplysninger.
Noen ganger har andre lover tilleggskrav, for eksempel kan en viss handling kreve forutgående samtykke. Markedsføringsloven sier for eksempel at man som hovedregel må ha samtykke for å sende markedsføring på e-post eller SMS. Terskelen for hva som regnes som for markedsføring er lav, og mange nyhetsbrev vil derfor falle inn i denne kategorien.
Dersom din virksomhet skal sende ut markedsføring på e-post, må du altså forholde deg til to ulike lovverk:
Her utdyper vi hva reglene går ut på og hvilke unntak som gjelder.
Markedsføringsloven sier at man må ha samtykke for å sende ut nyhetsbrev når disse fire vilkårene er oppfylt:
Dette vil si at virksomheten ikke trenger samtykke etter markedsføringsloven dersom nyhetsbrevet ikke inneholder markedsføring. Det trengs heller ikke samtykke dersom nyhetsbrevet inneholder markedsføring, men det foreligger et eksisterende kundeforhold i forbindelse med salg.
Dersom dere har spørsmål til markedsføringsloven, er Forbrukertilsynet riktig instans. De har laget en veileder der dere kan lese mer om hva som menes med for eksempel markedsføring og eksisterende kundeforhold.
Kravene til et gyldig samtykke etter markedsføringsloven tilsvarer kravene til et gyldig samtykke etter personvernforordningen. Derfor kan det være lett å forveksle disse to samtykkene, selv om de egentlig handler om ulike ting (samtykke til å kontakte noen med markedsføring og samtykke til behandling av personopplysninger).
En virksomhet må alltid ha et behandlingsgrunnlag for å behandle personopplysninger slik som navn, telefonnummer og e-postadresse. Det finnes flere mulige behandlingsgrunnlag, som samtykke, nødvendig for avtale eller interesseavveiing.
Les mer om de ulike behandlingsgrunnlagene
Dersom markedsføringsloven krever samtykke, kan samtykket også fungere som behandlingsgrunnlag. Det vil si at ett og samme samtykke kan oppfylle kravene etter begge lovene. Grunnen til at dette er mulig akkurat her, er at det man ber om samtykke til – å sende markedsføring og å behandle e-postadresse eller telefonnummer med det formål å sende markedsføring – henger så nært sammen at kravene til gyldig samtykke overholdes.
En virksomhet ber om samtykke til å sende ut nyhetsbrev. Det er frivillig å samtykke, virksomheten gir god informasjon og samtykkene kan dokumenteres. Under registreringsfeltet skriver virksomheten følgende:
«Ved å skrive inn e-postadressen din ovenfor og klikke på «Send meg nyhetsbrev» samtykker du til at vi sender deg informasjon om nye produkter og tilbud og at vi bruker e-postadressen din til å gjøre dette.»
Dersom den enkelte klikker på samtykkeknappen, har virksomheten innhentet samtykke etter markedsføringsloven og samtidig sikret behandlingsgrunnlag for å bruke e-postadressen til å sende nyhetsbrev og markedsføring.
Også andre behandlingsgrunnlag kan være relevante, for eksempel interesseavveiing. Husk at virksomheter må kunne dokumentere interesseavveiingene sine.
Dersom markedsføringsloven ikke krever samtykke, finnes det flere aktuelle behandlingsgrunnlag.
En virksomhet sender ut nyhetsbrev med markedsføring, men det foreligger et eksisterende kundeforhold som gjør at man ikke trenger samtykke etter markedsføringsloven. Virksomheten kommer frem til at behandlingsgrunnlaget for å bruke kundens e-post til å sende markedsføring er interesseavveiing.
En organisasjon sender ut nyhetsbrev om norsk politikk, og nyhetsbrevet inneholder ikke markedsføring. Organisasjonen sender kun nyhetsbrev til de som uttrykkelig har bedt om denne spesifikke tjenesten, og e-postadressene til mottakerne er nødvendig for å levere den etterspurte tjenesten. Virksomheten kommer frem til at behandlingsgrunnlaget er nødvendig for avtale.
Husk at dersom virksomheten også sporer om mottakeren har åpnet nyhetsbrevet, hva han klikker på, hvilke sider han besøker og liknende, er dette separate behandlinger av personopplysninger som krever eget behandlingsgrunnlag i tillegg.