Unntak frå retten til informasjon og innsyn
Personopplysningslova § 16 inneheld unntak frå retten til innsyn og informasjon. Vi vil her seie noko om i kva grad desse unntaka gjer det mogleg for arbeidsgivaren å halde tilbake informasjon når det det er varsla internt.
Eit sentralt spørsmål er om personen som er omtalt i varslet har rett til informasjon om kven som er varslaren. Spørsmålet om den skulda har rett til informasjon om varslarens identitet, er ikkje særskilt lovregulert i dag. Om ein arbeidsgivar kan halde tilbake opplysningar om varslarens identitet, er derfor avhengig av om arbeidsgivaren oppfyller eit av unntaka frå retten til informasjon og innsyn i personvernforordninga og personopplysningslova.
Arbeidsgivaren må grunngje unntaka frå retten til innsyn og informasjon. Unntaka i personopplysningslova inneheld skjønsmessige vurderingar som arbeidsgivaren må gjere i kvar enkelt sak. Skilnader i dei ulike sakene gjer at vi ikkje kan komme med ein generell hovudregel om at arbeidsgivaren kan unnta opplysningar frå innsyn.
Unntak for etterforsking og liknande av straffbare forhold
I tilfelle der det blir påstått straffbare forhold i varselet, kan det vere nødvendig for arbeidsgivaren å vente med å informere den skulda om varselet inntil saka er meldt til politiet og etterforska.
Personopplysningsloven § 16 b
Retten til informasjon og innsyn etter personvernforordningen artikkel 13, 14 og 15 omfatter ikke opplysninger som det er påkrevd å hemmeligholde av hensyn til forebygging, etterforskning, avsløring og rettslig forfølgning av straffbare handlinger.
Eksempel på situasjonar kan vere varsel om økonomisk lovbrot som inneber straff. Det er altså ikkje nok at det er påstått at nokon har gjort noko ulovleg for å nekte innsyn etter denne regelen. Det skal dessutan vere krav om, eller nødvendig, å halde varselet hemmeleg.
Dersom arbeidsgivaren kan undersøkje saka utan å halde varselet hemmeleg, er det ikkje grunnlag for å gjere unntak.
Unntak for tekst utarbeidd for intern saksførebuing
Unntaket for tekst som er utarbeidd for intern saksførebuing, er særleg aktuelt for oppfølginga av interne varsel. Sjølve varselet vil sannsynlegvis ikkje oppfylle dette vilkåret og dermed ikkje vere omfatta av dette unntaket.
Personopplysningsloven § 16 e
Retten til informasjon og innsyn etter personvernforordningen artikkel 13, 14 og 15 omfatter ikke opplysninger som utelukkende finnes i tekst som er utarbeidet for intern saksforberedelse, og som heller ikke er utlevert til andre, så langt det er nødvendig å nekte innsyn for å sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser.
Arbeidsgivarar uttrykte i samband med høyringa til ny personopplysningslov eit behov for å kunne hente inn opplysningar og vurdere desse som ledd i interne vurderingar, utan at dei som er omtala skal få fullt innsyn.
Tekst som er utarbeidd for å følgje opp ei varslingssak, vil etter vårt syn oppfylle vilkåret om å vere utarbeidd for intern saksførebuing. Det er verd å merke seg at teksten verken kan vere utlevert til andre eller vere tilgjengeleg andre stader, for at unntaket skal gjelde.
Ordlyden talar for at arbeidsgivaren heller ikkje kan dele opplysningane for å få råd, for eksempel ved å rådføre seg med ein advokat om det er grunnlag for arbeidsrettslege reaksjonar mot den skulda. Ei slik forståing kan moglegvis hindre arbeidsgivarar å kvalitetssikre vurderingane sine, noko som kan vere uheldig for alle partar. Spørsmålet om korleis vi skal tolke "utlevert" har vi enno ikkje tatt stilling til.
Det siste vilkåret er at unntak må vere nødvendig for å sikre forsvarlege interne prosessar.
Arbeidsgivaren må vurdere kva for opplysningar som er nødvendige å halde unna for å sikre forsvarlege interne prosessar i kvar enkelt sak. Som eksempel kan vi gå ut frå at identiteten til dei som uttaler seg om den skulda ved oppfølginga av varselet er nødvendig å halde unna, dersom desse personane ikkje elles vil snakke fritt.
Unntak for opplysningar det vil vere i strid med openberre og grunnleggjande interesser å informere om
Personopplysningsloven § 16 f
Retten til informasjon og innsyn etter personvernforordningen artikkel 13, 14 og 15 omfatter ikke opplysninger som utelukkende finnes i tekst som det vil være i strid med åpenbare og grunnleggende private eller offentlige interesser å informere om.
Uttrykket "åpenbare og grunnleggende (…) interesser" inneber at terskelen er høg.
Relevant praksis
I 2014 var det ein sak i Personvernnemnda (PVN-2014-09 Kanvas, personvernnemnda.no) der varsel til ein barnehage frå to foreldrepar vart unntatt innsyn på grunnlag av tilsvarande føresegn i den gamle personopplysningslova. I denne saka var det ein tilsett i barnehagen som ønskte innsyn. Vedkomande hadde fått generell informasjon om hovudinnhaldet, men barnehagen ville ikkje gi innsyn i opplysningar som kunne identifisere foreldra eller barna deira. Nemnda la vekt på forventninga frå foreldra om anonymitet. Vi har derfor støtte i praksis frå Personvernnemnda om at varslarens identitet kan gi grunnlag for unntak etter denne føresegna. Dette kan ha overføringsverdi til saker som gjeld varsling på arbeidsplassen.
Personvernnemnda har imidlertid ikkje verna arbeidstakarar som har uttalt seg i oppfølging av varsel på tilsvarande måte (PVN-2015-07 Tromsø kommune, personvernnemnda.no). Arbeidsgivaren kan likevel i somme tilfelle gjere unntak frå innsyn på grunn av omsynet til forsvarlege interne avgjerdsprosessar.
I tillegg har Det europeiske Personvernrådet laget retningslinjer om personvernforordninga artikkel 23 der de uttaler at vern av identiteten til varslaren kan vere eit lovleg unntak (i tråd med personvernforordninga artikkel 23 nr. 1 bokstav i).
Ved vurderinga av kva for personopplysningar som er nødvendige å halde unna, må arbeidsgivaren hugse på at eit varsel blir oppfatta som belastande for den skulda. Den skulda har også behov for å forsvare seg. Arbeidstilsynet har følgjande løysing i veiledninga si: Arbeidsgivaren lagar eit notat som skildrar innhaldet i varselet/det kritikkverdige forholdet til den skulda. Slik kan den skulda få informasjon, slik at han eller ho kan forsvare seg.
Merk
Det er verd å merke seg at den varselet omtalar, alternativt kan få innsyn gjennom anna lovgiving (for eksempel gjennom tvisteloven, dersom det blir tatt ut søksmål). Dersom arbeidsgivaren er underlagt forvaltningsloven, gir denne lova også andre reglar om partsinnsyn enn personvernregelverket.
Desse vanskelege avvegingane blir forhåpentlegvis løyst i lovgivinga. Eit nytt direktiv om varsling av brot på EU-regelverk er vedtatt i EU (direktiv 2019/1937). Justis- og beredskapsdepartementet har sendt lovforslaget på høyring, og Datatilsynet ser fram til ein open debatt om kvar grensene skal gå for informasjon og innsyn i personopplysningar i samband med varsling.
Inntil spørsmålet blir løyst i lovgivinga må arbeidsgivarar i varslingssaker vurdere om dei oppfyller nokon av unntaka frå retten til informasjon og innsyn etter personvernforordninga, dersom dei skal halde unna varslarens identitet. Vi tilrår som nemnd at arbeidsgivarar beskriv korleis dei vil handtere personopplysningar i rutinane om varsling.