Informasjon til elevene og de foresatte

Uten tilstrekkelig informasjon er det vanskelig for foresatte å ha oversikt over hvordan personopplysninger om deres barn behandles, og dermed vanskelig å ivareta barnas personvern.
Les vår generelle veiledning om virksomhetenes plikt til å gi informasjon

I flere av sakene vi har behandlet, har vi sett at kommunene har informert for dårlig. Noen eksempler:

• Informasjonsskriv til de foresatte vært for grunne.
• Foresatte som har forespurt mer informasjon har i flere tilfeller blitt henvist til Google sine nettsider.
• Noen kommuner har holdt informasjonsmøter i forkant, mens andre har unnlatt å gjøre det.
• Informasjonsmøter har blitt avholdt like før utstyret ble utdelt, og foresatte har fått svært kort tid til å ta inn over seg den informasjonen som ble gitt.
• I noen tilfeller var det kun muntlig informasjon som ble gitt.

Fellesnevneren er at de foresatte har fått for lite informasjon, og for liten tid til å sette seg inn i informasjonen og stille spørsmål om behandlingen før den har startet.

Ifølge forordningen skal informasjonen være lett tilgjengelig og på et klart og enkelt språk. Videre skal informasjonen gis elektronisk dersom det er hensiktsmessig. Vi mener kommunene må gjøre informasjonen tilgjengelig på nettsidene sine, slik at elevene og de foresatte til enhver tid kan oppsøke informasjonen.

Som vi demonstrerte i kapittel 5 kan det oppleves vanskelig å orientere seg i informasjonen fra Google. Både mengden informasjon, hvor man skal finne den, hvordan språket er formulert og at noe av informasjonen kun er tilgjengelig på engelsk bidrar til dette. Det er kommunenes ansvar å sammenstille relevant informasjon fra deres databehandlere på et klart og enkelt språk, slik at de registrerte kan ivareta sine rettigheter. Kommunene kan ikke utelukkende henvise til databehandleren sine nettsider. Dette kan imidlertid gjøres i tillegg. Sammenstilling av informasjonen er også noe kommunene selv kan ha nytte av, ettersom det kan bidra til at de får bedre oversikt over tjenestene de benytter.

Videre må kommunene informere om rettighetene til de registrerte etter artiklene 15-22, og i tillegg ha effektive rutiner slik at de registrerte kan utøve sine rettigheter. Det betyr for eksempel at kommunene må informere elevene og de foresatte om retten til innsyn, i tillegg til at kommunene må ha en effektiv måte å håndtere innsynsforespørsler på.

Kommunene må også gi tydelig informasjon om hvor deres ansvar stopper og foresattes ansvar begynner. Hvis det er slik at barna kan bruke Chromebook til private formål, og for eksempel kan logge inn med private kontoer gjennom nettleseren, må kommunen informere om de eventuelle personvernrisikoene som kan oppstå ved privat bruk. Kun på denne måten kan de foresatte ta informerte valg om hvordan deres barn skal kunne bruke Chromebook privat.