Datatilsynet har fattet vedtak overfor NTNU i en sak som gjelder ulovlig innsyn i en ansatts e-postkasse. I vedtaket konstaterer Datatilsynet at NTNU har brutt e-postforskriften i forbindelse med innsynet som ble gjennomført i klagers e-postkasse.
Datatilsynet varslet i desember vedtak om overtredelsesgebyr til universitetet. På bakgrunn av NTNUs merknader til varselet opprettholder vi vår konklusjon om at universitetet ikke hadde rettslig grunnlag for å gjøre innsyn i klagerens e-postkasse, men går ikke videre med overtredelsesgebyret. Denne konklusjonen er basert på flere formildende omstendigheter som fremgår av merknadene vi mottok fra NTNU etter at vi varslet om gebyr.
Bakgrunnen for vedtaket er flere klager fra den ansatte over NTNUs behandling av hans personopplysninger, slik som innsyn i e-postkassen hans hos universitetet.
Etter å ha gjort nærmere undersøkelser i saken, har Datatilsynet kommet til at NTNU ikke oppfylte e-postforskriftens vilkår for å gjøre innsyn. Vår konklusjon er at universitetet ikke oppfylte vilkåret om å ha en begrunnet mistanke om at arbeidstakeren hadde brukt e-postkassen til handlinger som medfører grovt pliktbrudd eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed på tidspunktet da innsynet ble gjennomført. Vår vurdering er videre at innsynet i e-postkassen heller ikke oppfylte kravet til å være et egnet og nødvendig tiltak for å oppnå formålet på tidspunktet da det ble gjennomført.
Når det gjelder forholdene i de øvrige klagene, er vår vurdering at NTNU ikke har brutt regelverket.
Saken er unntatt offentlighet etter reglene om taushetsplikt for varsling til offentlig myndighet i arbeidsmiljøloven. Datatilsynet kan derfor kun gå ut med begrenset informasjon i saken.
NTNU har tre ukers klagefrist på vedtaket om brudd.