Kommunikasjon og veiledning

Alle virksomheter som behandler personopplysninger har plikt til å etterleve personvern­lovgivningen. Dette gjelder både offentlige etater, private organisasjoner og nærings­drivende, store og små. Samtidig legger lovgivningen i stor grad ansvaret på hver og en av oss når det gjelder å ivareta eget personvern. Fordi disse gruppene har så forskjellige behov, stiller det store krav til hvordan vi jobber med kommunikasjon i Datatilsynet.

Vi skal bidra til økt kunnskap om og interesse for personvern. God veiledning og informative nettsider om personvernreglene til både innbyggere og virksomheter er avgjørende for å oppnå dette. Her er kommunikasjon som virkemiddel svært viktig.

Kommunikasjonsarbeidet i Datatilsynet er basert på statens kommunikasjonspolitikk og gjeldende regelverk, slik som offentlighetsloven og forvaltningsloven. Videre heter det i virksomhetsinstruksen at vi skal ha en aktiv holdning til kommunikasjon, både internt og eksternt. Vi er derfor både lyttende og aktive i det offentlige ordskiftet og ellers i kommunikasjonsarbeidet.

Veiledningstjenesten er en del av avdelingen for kommunikasjons- og samfunnskontakt. Dette gjør oss godt rustet til å fange opp behovet fra publikum, og koble på ulike kommunikasjonstiltak i forskjellige kanaler på en effektiv måte.

Formidling gjennom egne kanaler

Nettstedet

Datatilsynet.no er den viktigste kanalen for kommunikasjon med målgruppene våre, og vi har høye besøkstall. I 2023 hadde vi 7 222 007 unike sidevisninger. Vi legger stor vekt på at innholdet skal være godt, relevant og enkelt tilgjengelig, og det overordnede målet er å gjøre brukerne mer selvhjulpne. Det er et mål for oss å redusere antall henvendelser til veiledningstjenesten med blant annet god informasjon på nettsiden, noe vi muligens ser en tendens til med en liten nedgang i telefonhenvendelser i 2023.

Vi ser at besøket på datatilsynet.no er relativt jevnt høyt gjennom hele året, og at besøket går noe ned når det er sommerferie og juleferie. Det er derfor ingen tvil om at sidene brukes aktivt som en kilde til informasjon om personvern og personvernregelverket.

Det å sørge for god tilgjengelighet og gode brukeropplevelser på nettsidene våre, har vært et viktig mål. Vi har lagt særlig vekt på universell utforming (UU), slik at så mange som mulig kan få informasjon uavhengig av funksjonsevne, og har høy score på UU-kravene.

Arbeidet med et elektronisk klageskjema har vært høyt prioritert, og risikovurderingen er gjennomført. Skjemaet vil publiseres våren 2024.

I slutten av 2023 gjennomførte vi et prosjekt sammen med en ekstern aktør for å kartlegge forbedringspotensialet for søkemotoroptimalisering (SEO). Prosjektet resulterte i en rapport med tekniske og ikke-tekniske tiltak som vi mener vil være mest effektive for å forbedre treffene våre i søkemotorer. Noen av tiltakene vil implementeres i 2024.

Nøkkeltall fra statistikken på datatilsynet.no:

Personvernblogg, sosiale medier og podkast

Personvernbloggen.no er et sted hvor vi kan reise andre problemstillinger enn vi gjør på den ordinære nettsiden. Her formidler vi faglige refleksjoner og debatter om personvern. Vi publiserer også kronikker som vi har hatt på trykk i aviser og tidsskrifter. I 2023 publiserte vi 16 innlegg på bloggen.

Datatilsynet har i flere år benyttet X (tidligere Twitter) til å kommunisere nyheter, veiledning og annen informasjon. Vi følger der også med på andres omtale av oss og ulike debatter om personvern, og vi besvarer de fleste spørsmål og kommentarer som kommer. Ved årsskiftet hadde vi 26 536 følgere. I 2023 ferdigstilte vi en risikovurdering og vurdering av personvernkonsekvenser av denne plattformen. Dette er en intern vurdering av behandling av personopplysninger som skjer i forbindelse med vår egen tilstedeværelse og bruk, samt hvilken risiko bruken av plattformen innebærer. Vurderingen har bidratt til å få oversikt over behandlingen, identifisere risiko, og til å sette inn risikoreduserende tiltak og sikre bedre etterlevelse av pliktene i personvernforordningen. Datatilsynet har besluttet at vi skal fase ut bruken av X i 2024.  

Personvernpodden er Datatilsynet egen podkast. Denne satsingen skal engasjere nye og eksisterende målgrupper, sette personvernet i en samfunnsmessig kontekst og bidra til å øke bevisstheten og refleksjoner rundt personvern i befolkningen. I 2023 publiserte vi åtte episoder som i 2023 ble lastet ned 8 754 ganger tilsammen. Datatilsynet tilbyr også podkasten som nedlastbar .mp3-fil, som vi ikke kan innhente statistikk på.

Datatilsynets nyhetsbrev er en sentral kanal for å spre kunnskap om personvern. Alle aktuelle saker som publiseres på nettsidene våre, videreformidles i nyhetsbrevet vårt. Ved årsskiftet hadde vi 5 630 abonnenter på det ordinære nyhetsbrevet vårt. I tillegg har Datatilsynets regulatoriske sandkasse et eget nyhetsbrev, Sandkassebrevet. Det ble sendt ut 32 ganger og hadde ved årsskiftet 1 399 abonnenter.

Nøkkeltall fra kanalene våre:

Mediekontakt og omdømme

Vi vurderer mediene som en svært viktig kanal for å få frem budskapene våre, og vi legger stor vekt på å ha et profesjonelt forhold til pressen. Dette innebærer at vi skal ha god tilgjengelighet og et høyt servicenivå overfor journalistene.

Vi noterer ned hver gang vi kontaktes av journalister i en ny sak, og i løpet av året har vi registrert 873 besvarte mediehenvendelser til kommunikasjons­avdelingen. Det er imidlertid mange henvendelser som generer flere oppslag i ulike medier, og i mange mediesaker er vi omtalt uten å være kontaktet.

Vi benytter Retriever til medieovervåking, og i løpet av året er det registrert til sammen 5 661 medie­saker der «Datatilsynet» er omtalt, inkludert i internasjonale medier. Av disse var 4 094 i norske redaksjonelle medier, noe som vil si at det også var en høy andel omtale i internasjonale medier.

2023 utpeker seg som et nytt toppår når det gjelder omtale i mediene, særlig fordi saken om Meta vakte stor nasjonal og internasjonal interesse. Det har imidlertid vært et relativt jevnt trykk når det gjelder omtale av Datatilsynet i mediene gjennom hele året. Av de sakene som har preget nyhetsbildet gjennom året, kan vi ellers trekke frem strømming av barneidrett, barn og unges bruk av kinesiskeide TikTok og varsel om overtredelsesgebyr til NAV. I tillegg er det et jevnt høyt trykk om avvikssaker fra offentlige virksomheter.

De mest sentrale fagområdene som oppslagene er fordelt på (med unntak av Meta-saken):

Retriever laget en analyse av medieomtalene av Datatilsynet i 2023, og oppsummerte følgende:

• Datatilsynet har middels til høy synlighet i 58 prosent av den totale omtalen som utgjør 2 374 oppslag. Dette er høyt sammenlignet med andre aktører.
• Riksmediene står for en stor andel av omtalen. Andelen på 27 prosent utgjør 1 068 oppslag. Det er over snittet for Retrievers kunder.
• Hele 47 prosent av den analyserte omtalen av Datatilsynet (ekskl. Meta) er positiv. Det betyr at det er Datatilsynet som er leverandør av budskapet. 53 prosent av omtalen er nøytral, og i underkant av én prosent er negativ. Dette er svært gode tall.
• 92 prosent av omtalen er basert på aktivt pressearbeid, noe som gir et godt bilde av Datatilsynet.

Spesielt om Meta-saken

Antall oppslag der Datatilsynet er nevnt i norske medier, øker markant siste halvdel av året. Dersom vi ser på oppslagene i perioden fra 17. juli og ut året, dreide hele 33 prosent seg om Meta-saken.

Den totale mediedekningen av Meta-saken i norske og internasjonale medier teller 1 785 oppslag i perioden 17. juli til 31. desember 2023.

Noen nøkkeltall fra Retriever:

Retriever laget en analyse for oss av medieomtalen av Meta-saken i norsk og internasjonal presse, og oppsummerte følgende:

• Datatilsynet har høy synlighet i 86 prosent av Meta-omtalen totalt. Dette er usedvanlig høyt.
• Hele 61 prosent av den totale omtalen i Meta-sakene var positiv for Datatilsynet, og det er svært lite kritikk å finne.
• Datatilsynet er driveren i omtalen av Meta-saken i både norsk og internasjonal presse, og er hovedaktør i flest oppslag (894 oppslag totalt). Hele 74 prosent av omtalen er behandlet av Datatilsynet (i form av at den enten er proaktiv eller reaktiv). Dette er svært høyt.
• Så mye som 735 ulike kilder i norsk og internasjonal presse dekket saken, og store internasjonale kilder som Yahoo News!, MSN og La Vanguardia var med på å trekke opp publikumstallet.

Les om selve Meta-saken under "Internasjonalt arbeid og samarbeid".

Omdømmeundersøkelser

Datatilsynet var i 2023 for femte år på rad med i IPSOS omdømmeundersøkelse. Vi ligger godt innenfor kategorien «godt omdømme», og skårer spesielt høyt på samfunnsansvar og kunnskap. Av de tilsynsvirksomhetene, ombudene og nemdene som vi sammenlignes med, skårer vi aller høyest innenfor kategorien «kompetanse og fagkunnskap» og «samfunnsansvar». Vi holder oss godt innenfor parametere for totalinntrykket sammenlignet med de 97 etatene som vi er sammenstilt med.

Kommunikasjonsbyrået Apeland hadde også en egen omdømmeundersøkelse «Traction offentlig». Den ble gjennomført på 30 utvalgte statlige etater og vakte stor oppmerksomhet. Datatilsynet skåret høyt i alle kategorier, inkludert «Snakke postivt om» og «Kvalitet». Samfunnsoppdraget og tilstedeværelsen i det offentlige rom opptar mange. Under kategorien «tillit» ble vi rangert som nummer 4 av 30 etater sammen med Forbrukerrådet.

Foredragsvirksomheten

Foredrag er en viktig del av kommunikasjons­virksomheten da det gir oss mulighet til å informere om rettigheter og plikter, og til å skape økt forståelse for betydningen av personvern. Dialog og erfaringsutveksling med andre aktører gir en større forståelse og gjensidig læring for ulike spørsmål og utfordringer som reises i tilknytning til praktisering av regelverket. Samtidig viser vi synlighet og tilgjengelighet for virksomheter, interesseorganisa­sjoner og publikum.

Eksterne foredrag

Vi holdt 193 foredrag på kurs, konferanser og seminarer i regi av andre aktører som ønsket deltakelse fra oss i rapporteringsåret. Når vi får foredragsforespørsler fra eksterne aktører, vurderer vi dem etter antall deltagere og om temaet er relevant for satsningsområdene våre. Vi takket derfor nei til om lag 50 forespørsler i 2023.

Det har særlig vært interesse for foredrag om erfaringene med sandkassen vår og personvernutfordringer ved bruk av kunstig intelligens. I tillegg har vi holdt mange foredrag om personvern i arbeidslivet. Meta-saken og bruk av skytjenester er også temaer det har vært stor interesse for.

Egne arrangement

Direkte dialog med ulike målgrupper er en viktig del av arbeidet vi gjør for å levere på samfunnsoppdraget vårt. Vi har i 2023 deltatt som arrangør eller medarrangør på flere større konferanser om teknologi og samfunn, slik som KiNS, Norsk konferanse for IKT i offentlig sektor (NOKIOS) og Normkonferansen. Vi har også gjennomført en rekke arrangementer om sandkassen.

Personverndagen 2023

Som vanlig markerte Datatilsynet den internasjonale personverndagen i januar med et personvernseminar i samarbeid med Teknologirådet. Temaet for dagen var nasjonal personvernpolitikk i møtet med neste generasjons internett. Arrangementet ble strømmet direkte og det ble lagt ut opptak på nettsidene våre i etterkant.

Arendalsuka 2023

Datatilsynet deltok på åtte arrangementer under Arendalsuka 2023. Hovedarrangementet vårt «En uforglemmelig barndom eller en barndom du helst vil glemme?» handlet om strømming av barneidrett som har vært en av de store personverndebattene i 2023. I tillegg deltok vi på flere arrangementer om kunstig intelligens, personopplysningssikkerhet i kommuner og deling av data.

Sikkerhetsfestivalen 2023

Sikkerhetsfestivalen ble arrangert i august 2023 på Lillehammer. Festivalen er et samarbeid mellom en rekke virksomheter og organisasjoner, og Datatilsynet er en av dem. Arrangementet hadde 1­ 350 påmeldte, og hadde tilsammen 15 parallelle spor og over 100 foredragsholdere. Datatilsynet arrangerte et eget spor med temaet "Personvern og teknologi".

Veiledningstjenesten

Datatilsynets veiledningstjeneste er et tilbud for alle som har spørsmål som ikke krever ordinær saks­behandling. Et viktig mål med tjenesten er å gjøre enkeltpersoner i stand til å ivareta egne personvern­rettigheter og å veilede virksomheter i pliktene som følger av regelverket. Spørsmålene er ofte av både juridisk og teknisk karakter, og det er stor variasjon i temaene.

Vi fører intern statiststikk over alle samtalene som blir besvart. Vi registrerer hva henvendelsene handler om og hvem de kommer fra. Dette gir oss kunnskap og bedre oversikt over hva publikum lurer på slik at vi blant annet kan tilpasse og forbedre veiledningen på nettsiden vår.

I løpet av 2023 viser telefonstatistikken vår at det kom inn 6 116 telefoner til tjenesten. Av disse er 5 169 statistikkført. Gjennomsnittlig ventetid i telefonkø er 2,42 minutter, og­ samtalene varer i gjennomsnitt 10,44 minutter.

I liket med 2022, var 41 prosent av henvendelsene vi mottok fra virksomheter, mens 54 prosent kom fra privatpersoner. Personvernombudene sto for fem prosent av henvendelsene. Mange personvernombud har imidlertid flere kanaler inn til Datatilsynet, så antall henvendelser fra disse ombudene totalt er høyere.

I 2023 innførte vi nye kategorier for å registrere hvilken bransje henvendelsen gjaldt. Tallene er derfor ikke direkte sammenlignbare med tidligere år.

Hva handler henvendelsene om?

Hvilke tema vi mottar henvendelser om har i stor grad vært uendret de siste årene. 

Hele 32 prosent av alle henvendelser vi mottok i 2023, handlet om bruk av personopplysninger i registre. Over halvparten av disse henvendelsene kom fra privatpersoner. Henvendelsene gjaldt blant annet behandlingen av opplysninger i personalregister, kundelister, medlemsregistre og journalopplysninger.

I likhet med 2022, gjaldt overvåking og sporing en fjerdedel av henvendelsene. De mest vanlige spørsmålene her handlet om privat kameraovervåking av hjem, bolig og hytte.

Spørsmål om internkontroll og informasjonssikkerhet utgjorde 22 prosent av henvendelsene. Det som går igjen her er praktiske spørsmål om avviksbehandling, databehandleravtaler og behandlings­ansvar.

Vi mottok som tidligere år også mange henvendelser om håndtering av personopplysninger på nett. Det store flertallet av disse handler om uønsket deling og publisering av bilder, film og tekst, sosiale medier og avindeksering. Vi mottok også en del spørsmål om sporing på digitale flater (slik som informasjonskapsler, tracking og piksler).

Det var en liten oppgang i henvendelser om overføring av personopplysninger til utlandet i forhold til tidligere år. Årsaken kan være at EU i 2023 vedtok nye regler som gjorde det enklere å overføre personopplysninger til USA.

Henvendelsene ellers gjelder blant annet bransjenormer og samarbeidsmekanismer, bruk av kunstig intelligens (inkludert maskinlæring og avanserte algoritmer), sertifisering og akkreditering, samt DPIA og forhåndsdrøftelser.