Om ombudsrollen

Hvor mye tid brukes på ombudsrollen?

Omfang og type personopplysninger, samt kompleksiteten (for eksempel type behandlinger eller antall IT-systemer), kan være førende for hvor mye ressurser virksomheten bruker på ombudsrollen. Noen virksomheter vil ha behov for et personvernombud på fulltid, mens andre ikke har et behov som tilsier at det er nødvendig å ha et ombud som bruker hele tiden sin på dette arbeidet.

Vi spurte ombudene hvor stor andel av full stilling de har benyttet i rollen som personvernombud de siste tolv månedene.

Svarene viser at:

• 17 prosent av ombudene jobber fulltid i rollen som ombud.
• Halvparten av ombudene (50 prosent) har benyttet mindre enn 20 prosent av full stilling i rollen som personvernombud.
• Hele 11 prosent av ombudene oppgir at de i realiteten nesten ikke har brukt tid på ombudsrollen det siste året.

Svarene viser at det er stor variasjon i hvor mye tid som benyttes i ombudsrollen, men så mye som halvparten av alle personvernombudene bruker mindre enn 20 prosent av full stilling på rollen.

Virksomhetene som har utpekt personvernombud, har gjort det fordi de behandler personopplysninger i et stort omfang, eller fordi de er et offentlig organ. At mer enn hvert tiende ombud i undersøkelsen oppgir å ikke ha brukt tid i denne rollen det siste året, er derfor illevarslende. Det kan indikere at etterlevelsen av personvernregelverket i virksomhetene ikke er fullstendig, og at ombudsrollen i disse virksomhetene ikke har en aktiv betydning i virksomhetens behandling av personopplysninger.

Opplever ombudene å ha tilstrekkelig kompetanse?

For at ombudene skal kunne oppfylle rollen sin, er de nødt til å ha en viss kompetanse. Vi har derfor spurt ombudene om de føler at de har kompetansen som er nødvendig for å ivareta personvernombudsrollen som forutsatt i personvernforordningen.

Svarene viser at:

• Syv prosent i liten eller svært liten grad har den kompetansen som er nødvendig for å ivareta personvernombudsrollen.
• 68 prosent svarer at de i stor eller i svært stor grad har nødvendig kompetanse.

Det store flertallet svarer altså at de har den nødvendige kompetansen for å ivareta personvernombudsrollen i «stor» eller «svært stor» grad. Vi ser imidlertid at en del ombud ikke føler at de har tilstrekkelig kompetanse.

Personvernombudet trenger naturlig nok ikke å være ekspert på alle felt. Det er imidlertid viktig å kunne å etablere et godt samarbeid og dialog med de som har denne kompetansen, og at ombudene har interesse for å tilegne seg ny kunnskap. Deltagelse i kurs og nettverksmøter kan derfor være nyttig.

Undersøkelsen viser også at prosessen rundt opprettelsen av ombudene, har betydning for hvorvidt ombudene føler at de har den nødvendige kompetansen. Blant de som fikk stillingen etter en ekstern utlysning, svarer hele 88 prosent at de i stor eller svært stor grad har den nødvendig kompetansen. Tilsvarende gjelder for 85 prosent av dem som fikk stillingen gjennom intern utlysning. Det er derimot under halvparten (46 prosent) av dem som ble utpekt til ombudsrollen uten egentlig å ha blitt spurt, som svarer at de opplever å ha den nødvendige kompetansen.

Kompetanseheving

For å heve egen kompetanse, og for å bli kjent med andre personer å diskutere personvernproblematikk med, kan det det være nyttig å delta på eksterne kurs, seminarer eller nettverksmøter. Dette gir muligheten til å få oppdatert kunnskap om personvern og informasjonssikkerhet, og å få innblikk i hvordan andre løser rollen sin. Vi har derfor spurt ombudene om de har deltatt på noe slikt det siste året.

Halvparten av ombudene har deltatt på eksterne utdanningstilbud, kurs eller seminarer, og litt under halvparten har deltatt på nettverksmøter med andre personvernombud. Det er de ombudene som jobber i virksomheter innenfor forskning og høyere utdanning at flest har deltatt på eksterne utdanningstilbud, kurs eller seminarer (83 prosent), mens det er flest ombud i frivillige organisasjoner og foreninger som har deltatt på nettverksmøter (70 prosent).

Ett av fire ombud har ikke deltatt på noen av aktivitene i løpet av det siste året. Innenfor rådgivnings- og konsulentvirksomheter og advokatbyrå svarte over halvparten av ombudene (53 prosent) at de ikke har deltatt på slike aktiviteter.