Personvernombudenes bakgrunn og hvor de jobber

Etter at virksomheten har utpekt et personvernombud, skal ombudet registreres hos Datatilsynet. Etter at personvernforordningen trådte i kraft, har Datatilsynet opplevd en mangedobling av registrerte ombud. Veksten i antallet medfører at det ikke bare er de mest dataintensive virksomhetene som har ombud, men at ombudene representerer et større spenn av virksomheter og fagmiljøer. Registeret over personvernombud viser en jevn kjønnsfordeling av ombudene, med en liten overvekt kvinner (52 prosent).

Erfaring i ombudsrollen

Noen ombud har personvernrelevant erfaring fra tidligere, mens andre ombud har liten erfaring med personvernarbeid når de trer inn i rollen. Vi har spurt hvor lang erfaring personvernombudene har i sin rolle.

Svarene viser at 68 prosent av ombudene har mellom ett og tre år med erfaring. Dette betyr at mange ble ombud rundt samme tidspunkt som innføringen av personvernforordningen. Det er rimelig å anta at dette har sammenheng med at regelverket gjorde det tydelig hvilke virksomheter som burde ha personvernombud, samtidig som ordningen ble gjort pliktig for mange. Svarene viser at personvernforordningen har støttet opp om etablering av personvernombud i Norge.

Utdanning

Det stilles ikke spesifikke krav til ombudenes utdanningsbakgrunn i regelverket. Likevel legges det til grunn at personvernombudet har dybdekunnskap om personvernlovgivningen, og at de har en god forståelse for behandlingsaktivitetene og IKT-systemene i virksomheten, samt informasjonssikkerhet og praksis på området. Personvernombudet trenger ikke være ekspert på alle disse feltene, men det er viktig å kunne etablere et godt samarbeid og god dialog med fagpersoner i virksomheten. Fagbakgrunn kan likevel ha betydning for hvilken inngang man har til personvernombudsrollen. Vi har derfor spurt om formell studiebakgrunn hos ombudene.

Svarene viser at personvernombudene har ulike utdanningsbakgrunner, men at gruppen som dominerer er jurister (34 prosent av alle ombud). Dette kan ha sammenheng med at spørsmål om regelverksetterlevelse tradisjonelt har blitt håndtert av jurister. Vi ser også at det i større virksomheter er mer vanlig at personvernombudet er jurist. I virksomhetene med flere enn 250 ansatte, er hele 43 prosent av personvernombudene jurister.

Det er størst andel jurister i statlig administrasjon (64 prosent), mens bare 13 prosent av ombudene innenfor rådgivning- og konsulentvirksomheter og advokatfirma er jurister. I telekom og IT-bedrifter er det derimot en overvekt av ombud med utdanning innenfor IT/ ingeniør/informasjonssikkerhet (39 prosent). Vi ser altså at ombudenes utdanning varierer noe ut i fra hvilken bransje ombudene jobber innen.

En av fire personvernombud har studert samfunnsfag/arkiv/annet, og én av ti har studert IT, ingeniør eller informasjonssikkerhet, mens én av ti har ikke høyere utdanning.

Hvordan ble de personvernombud?

Vi spurte også ombudene hvordan de fikk rollen sin.

Svarene viser at:

• Over halvparten (56 prosent) ble spurt av ledelsen om å påta seg rollen.
• Én av ti ble ombud uten å egentlig ha blitt spurt.
• Mange ombud gikk inn i rollen uten at det ble åpnet for konkurranse med andre. Bare to av ti fikk rollen etter en intern eller ekstern utlysning.

Det er bekymringsverdig at én av ti personvernombud ble utpekt uten å ha blitt spurt om å påta seg rollen. Når en medarbeider får tildelt rollen som ombud uten å ha blitt spurt, kan det påvirke ombudets motivasjon for å oppfylle oppgavene som er definert i regelverket, og for å være en pådriver for personvernet på arbeidsplassen, på en negativ måte.

Sektorrtilhørighet

For å finne mer ut om hvor ombudene jobber, har vi spurt hva slags virksomhet eller sektor de er ombud for.

Svarene viser at:

• Fire av ti ombud som besvarte undersøkelsen, er ombud for enten kommune- og fylkeskommunal sektor, eller statlig administrasjon.
• Det er relativt færre personvernombud innenfor håndverk- og serviceyrker slik som bygg og anlegg, varehandel og butikk, industri og produksjon, samt overnatting og servering.

Ifølge regelverket skal alle offentlige myndigheter og organer opprette et personvernombud. Det er derfor ikke overraskende at fire av ti personvernombud jobber innenfor kommunal, fylkeskommunal eller statlig sektor.

Svarene viser også at det er relativt færre personvernombud innenfor varehandel og butikk, og bygg- og anleggsvirksomhet. Grunnen til dette kan være sammensatt, men en viktig faktor er nok at mange virksomheter innenfor disse sektorene behandler forholdsmessig færre personopplysninger, og at det derfor ikke er obligatorisk for de fleste av disse å ha ombud.

Virksomhetsstørrelse

Størrelse på virksomheten kan ha mye å si for ombudenes arbeidsbetingelser. Større virksomheter har ofte et behov for nøkkelpersoner som kan holde oversikt over arbeidet med personopplysninger. Vi har derfor spurt ombudene hvor mange ansatte det er i virksomhetene de er ombud for.

Svarene viser at nesten halvparten av alle ombudene jobber i virksomheter med flere enn 250 ansatte. Det er også i de største virksomhetene at vi finner flest som er ombud på fulltid (33 prosent), og som har fått denne rollen etter ekstern eller intern utlysing (31 prosent).

Store virksomheter har andre utfordringer enn små- og mellomstore virksometer, og er derfor ofte avhengige av å ha gode systemer for å ivareta regelverksetterlevelse og for å se ulike prosesser i sammenheng. Et personvernombud vil kunne være en viktig ressurs for disse virksomhetene.