Om prosjektet
Simplifai har utviklet en digital arkivmedarbeider, DAM, for å hjelpe saksbehandlere i offentlig sektor med å journalføre og arkivere dokumentasjon som blir sendt på e-post. Siden offentlig sektor forvalter viktige samfunnsoppgaver, har sektoren egne krav til å behandle dokumenter. Relevant korrespondanse skal journalføres, slik at allmenheten kan få innsyn i hva som skjer. Akrivverdig dokumentasjon som er brukt i saksbehandlingen skal tas vare på for ettertida, gjennom arkivering.
Simplifai ble opprettet i 2018, med en ide om å gjøre kunstig intelligens enkelt og tilgjengelig for alle. I 2022 består Simplifai av ca. 140 ansatte, og leverer ulike digitale medarbeidere verden over. Hovedsektorene for leveranse har vært offentlig sektor, i tillegg til bank, forsikring og finans. Felles for alle sektorene er strenge lovkrav. Derfor jobber Simplifai aktivt med å utvikle sikre løsninger for automatisering av arbeidsprosesser relatert til digital kommunikasjon og dokumenter med bruk av kunstig intelligens.
Prosjektet ønsket å invitere med en offentlig aktør, som kunne dele kompetanse og erfaring om arkivering og personvern i praksis. Ressurspersoner fra Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) ga nyttige perspektiv ut fra rollen som en potensiell kjøper av DAM.
Hvorfor trenger vi DAM?
Den tida da alle sendte brev via postbud, sørget dyktige arkivarer i offentlig sektor for å registrere brevene ut og inn på riktig sak. Saksbehandlerne trengte ikke selv å tenke på journalføring og arkivering. I dag går mye korrespondanse direkte til saksbehandlerne på e-post. I tillegg foregår mye intern kommunikasjon på andre plattformer. Mengden dokumentasjon har vokst og framstår som overveldende for mange av oss.
Med digitalisering har ansvaret for arkivering og journalføring i større grad flyttet seg fra arkivarene til saksbehandlerne. Flertallet av saksbehandlere mener de får arkivert mindre enn 75 prosent av all viktig informasjon, ifølge en undersøkelse fra Menon.
Les rapporten: Mangelfull arkivering koster Norge dyrt (arkivverket.no)
Og dette skjer på alle nivåer. I en rapport fra Riksrevisjonen om arkivering og åpenhet i statlig forvaltning, peker de på at manglende arkivering og mangelfull journalføring av dokumenter i viktige enkeltsaker svekker mulighetene for offentlig debatt og demokratisk innsyn og kontroll. De viser blant annet til koronakommisjonens konklusjoner om at en sentral del av samspillet mellom regjeringen og Stortinget under håndteringen av covid-19-pandemien ikke er dokumentert. «Den manglende dokumentasjonen og arkiveringen svekker mulighetene til å få kunnskap om og innsyn i sentrale vurderinger og beslutninger som ble tatt i forbindelse med håndteringen av pandemien, omtalt som den største nasjonale krisen siden andre verdenskrig.»
Les rapporten fra riksrevisjonen (riksrevisjonen.no)
Hvordan fungerer den digitale medarbeideren (DAM)?
DAM er en løsning som støtter den ansatte med å velge hvilke e-poster som skal arkiveres og journalføres. Den hjelper også til med selve gjennomføringen av journalføring og lagring.
Løsningen er utviklet ved hjelp av maskinlæring. Metoden som er brukt i dette prosjektet kalles prosessering av naturlig språk (NLP), nærmere bestemt naturlig språkforståelse (NLU), som innebærer at løsningen kjenner igjen tekst i e-postene, inkludert tekst i eventuelle vedlegg. En nyutvikling for den digitale medarbeideren er at maskinlæring (NLU/NLP) er kombinert med optisk tegngjenkjenning (OCR).
Den digitale medarbeideren er bygd opp av tre moduler – eller «boter». Før den digitale medarbeideren foreslår hva som skal skje med e-posten videre, vurderer hver bot ett av disse spørsmålene videre:
- Er e-posten av personlig karakter?
- Er e-posten journalpliktig?
- Er e-posten arkivpliktig?
Basert på vurderingen, vil en e-post bli merket med kategorier for om den er personlig/ikke-personlig, om den er journalpliktig og om den er arkivpliktig. Hvis den ansatte er enig i vurderingen, kan e-posten markeres med kategorien «Arkivering OK». Den ansatte godkjenner da selv arkivering av denne e-posten. Videre kan den ansatte selv arkivere e-posten, eller så kan e-post som er merket med «Arkivering OK» bli arkivert av den digitale arkiveringsassistenten påfølgende natt, basert på den aktive handlingen til den ansatte.
Den ansatte kan velge å legge til egne regler som unntar innhold i e-postboksen fra behandling av DAM. Dette kan f.eks. være å unnta enkelte avsendere, eller nøkkelord i e-postemnet eller e-postinnholdet.
Simplifais mål er at den digitale medarbeideren skal bidra til at
- flere e-poster blir journalført og arkivert
- Partene som er i kontakt med det offentlige får større rettssikkerhet.
- Det offentlige og media får en bedre kontrollfunksjon.
- de ansatte får frigjort tid som kan brukes til kjerneoppgavene