Innholdet i en samtale som blir tatt opp vil som regel regnes som personopplysninger – til og med hvordan stemmen til en person høres ut kan i seg selv være en personopplysning. Det kan gi informasjon om sinnsstemning og andre forhold ved en person, for eksempel språklige evner. Dette er også informasjon som kan regnes som personopplysninger.

Det finnes ingen egne regler om lydopptak i personvernregelverket (personopplysningsloven med personvernforordningen). Det betyr at lydopptak skal skje i overenstemmelse med de generelle reglene i regelverket. 
Les mer om virksomhetens plikter etter personvernregelverket

For å ikke rammes av straffeloven, må du selv være tilstede når du skal ta lydopptak. Hvis det er i strid med straffeloven å ta lydopptak, vil det som regel heller ikke være lovlig etter personvernregelverket.

Hvis man tar lydopptak uten at de andre som er tilstede er klar over dette, vil dette medføre et skjevt styrkeforhold der parten som er klar over lydopptaket kan formulere seg annerledes. På sikt kan dette begrense enkeltpersoners mulighet til å utrykke seg fritt.

Lydopptak av samtaler samler inn mye overskuddsinformasjon, blant annet om en persons stemme og sinnsstemning. Lydopptak av samtaler er derfor å regne som en inngripende form for behandling av personopplysninger. Det finnes andre og mindre inngripende måter å dokumentere samtaler på, for eksempel ved å skrive notater og referater. Dette vil være i tråd med prinsippet om dataminimering i personvernforordningen.

Den som vil registrere, lagre og på annen måte behandle personopplysninger ved hjelp av lydopptak, er ansvarlig for å gjøre dette i samsvar med regelverket.

I korthet kan lydopptak finne sted dersom:

• det er et rettslig grunnlag for lydopptak,
• de som tas opp blir informert,
• det kun skjer til klare formål, opptaket er relevant for formålet og begrenses til det som er nødvendig
• det ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for formålet, og
• informasjonssikkerheten er tilfredsstillende ivaretatt

Lydopptak kan tenkes brukt i ulike situasjoner hvor behovet for lydopptak, de interesser man søker å ivareta ved lydopptak og hensynet til dem man tar opp kan variere. Lydopptak må derfor alltid vurderes i hver enkelt situasjon.

Når gjelder personopplysningsloven?

Personopplysningsloven har enkelte begrensninger, og noen typer opptak faller utenfor denne loven. Loven gjelder for eksempel ikke på visse områder slik som politiets bruk av lydopptak i forbindelse med etterforskning av kriminalitet. Her er det andre regler i politiregisterloven og straffeprosessloven som gjelder. 

Et annet eksempel er lydopptak i forbindelse med journalistisk virksomhet, hvor bare enkelte deler av regelverket gjelder.

Personopplysningsloven gjelder heller ikke ved lydopptak som utføres av en person som ledd i rent personlige eller familiemessige aktiviteter. Les mer om det lenger bak i veiledningen.

Bakgrunnen for dette unntaket er at lovverket ikke skal regulere alle sider av et menneskes liv. 

Dette med personlige eller familiemessige situasjoner er imidlertid et snevert unntak. Det er for eksempel ikke en rent personlig og familiemessige aktivitet når man er i en arbeidsgiverlignende situasjon. Loven vil derfor kunne gjelde for aktiviteter i frivillige lag og foreninger eller selv om man er i eget hjem.

I situasjoner der det gjøres lydopptak av møter eller undervisning må sammenhengen opptaket skjer i og hensynet til de som er til stede og blir tatt opp, vurderes. Det vil likevel som regel ikke defineres som en personlig aktivitet.

Rettighetene dine omfatter blant annet rett til å bli informert, rett til innsyn, rett til å protestere (det vil si motsette seg lydopptak) og rett til sletting.

Du finner en oversikt over rettighetene dine etter personvernregelverket på vår samleside

Nærmere om innsynsretten

Deltagerne i en samtale som blir tatt opp har rett til innsyn i lydopptaket. Innsynsretten kan oppfylles ved at virksomheten utleverer lydopptaket som en lydfil. Deltageren har alltid rett til å motta den første kopien gratis. Innsynsretten gir deg rett til innsyn i opplysninger om deg selv, men ikke om andre. Det betyr at du som utgangspunkt kun har rett til å få innsyn i det du selv har sagt.

Retten til informasjon

Når det registreres og lagres personopplysninger ved lydopptak, skal det altså i utgangspunktet gis informasjon til de det blir gjort opptak av (i samsvar med personvernforordningen artikkel 13).

Det skal blant annet informeres om hvem som er ansvarlig for lydopptaket, kontaktinformasjon til eventuelt personvernombud, formålet med behandling av personopplysninger, rettslig grunnlag for behandling, hvem opplysningene deles med, lagringstid og hvilke rettigheter den det gjøres lydopptak av har.

Dersom noen har tatt et lydopptak av deg som ledd i en rent personlig eller familiemessig aktivitet (se forrige kapittel), gjelder ikke loven. Når loven ikke gjelder har du heller ikke rett til for eksempel innsyn i og sletting av lydopptaket.

Telefonsalg/-tjenester og opptak

Dersom man ønsker å ta lydopptak av personer utenfor virksomheten må man ha et rettslig grunnlag. Les mer om det i kapittelet "Når kan man gjennomføre lydopptak".

Særlig om informasjonsplikt over telefon

Det er vanskelig å gi all informasjon som loven krever, i selve telefonsamtalen. Vi mener derfor at det bør være tilstrekkelig å gi informasjon før samtalen starter om at

1. samtalen tas opp,
2. hva som er formålet og
3. at mer informasjon er tilgjengelig på nettsiden til virksomheten.

På virksomhetens nettside må det på en enkelt tilgjengelig og tydelig måte gis utfyllende informasjon om lydopptaket.

NB! Det er som regel ikke tilstrekkelig å si samtalen kan bli tatt opp, siden dette er uklar informasjon. Innringeren får da ikke vite om samtalen faktisk blir tatt opp eller ikke. 

Les mer om virksomhetens plikt til å gi informasjon

Samtaler til nødnummer

Når man ringer til et nødnummer, er det normalt sterke behov for å dokumentere samtalen. Informasjonen som kommer frem av samtalen kan være svært viktig, for eksempel som bevis eller med tanke på forsvarlig oppfølging av hendelsen og arbeidet til nødetatene.

Nødetatene bør gi informasjon om lydopptak på sine nettsider og/eller på andre egnede måter for å etterleve personvernforordningens krav til gjennomsiktighet. Men tatt i betraktning de spesielle omstendighetene ved en nødsamtale hvor tid kan være kritisk, vil det ikke være nødvendig å gi informasjon på telefonen først.

Lydopptak i verdipapirforetak

Verdipapirforetak har etter verdipapirhandelloven plikt til å gjøre lydopptak av alle samtaler i tilknytning til deres investeringstjenester og tilknyttede tjenester. Disse opptakene skal lagres og de skal være tilgjengelig for Finanstilsynet ved kontroll.

Det er viktig at de ansatte får ordentlig innføring og informasjon i tilknytning til lydopptak. Det er også viktig med informasjon om hvordan de ansatte kan ta private telefoner i arbeidstiden uten opptak.

Kundene må også informeres om lydopptak – både på telefon og ved utfyllende informasjon på nettsiden.

Verdipapirforetaket må gjennom organisatoriske og tekniske tiltak innføre lydopptak på en måte som gjør at hensynet til de ansattes privatliv på rimelig vis kan ivaretas. Etter Datatilsynets mening må det være mulig for ansatte å ha private telefonsamtaler uten opptak.

For eksempel kan det vurderes såkalt hvitlisting av telefonnummer som vil være av rent privat karakter. 

Sikkerhetshensyn

Ved dokumenterte utfordringer knyttet til trusler eller annen alvorlig krenkende atferd, kan en virksomhet innføre lydopptak for å beskytte sine ansatte.

Det må imidlertid svare til et reelt behov og være forholdsmessig. For eksempel vil det neppe være forholdsmessig å ta opp alle samtaler i tilfelle det kan bli fremsatt trusler. Derimot kan det etableres løsninger som gjør at den ansatte kan sette igang opptak dersom samtalen blir truende.

I slike tilfeller bør innringeren få informasjon om at samtalen kan blitt tatt opp og at man lese mer om det på nettsidene til virksomheten.

Dokumentasjon av avtaleinngåelse 

Lydopptak som gjøres for å dokumentere at en avtale er inngått må skje på basis av samtykke – man må spørre om tillatelse til å gjøre opptak.

Lydopptak må også svare til et reelt behov for å dokumentere avtaleinngåelsen. At det kan være hensiktsmessig eller ønskelig å ha lydopptak er ikke tilstrekkelig. Normalt sett vil det gjerne ikke være behov for slik dokumentasjon fordi avtalen formaliseres eller kan formaliseres på annet vis i tillegg.

Ved såkalt uanmodet telefonsalg blir ikke forbrukeren bundet til avtalen før tilbudet er akseptert skriftlig. Her vil ikke lydopptak som dokumentasjon på avtaleinngåelse være formålstjenlig og da vil det heller ikke være lov – selv med samtykke.

Kvalitetssikring og opplæring

En virksomhet vil gjerne ha en interesse av å sikre god kvalitet på den tjenesten som leveres, for eksempel kundeservice. Vi mener imidlertid at dette i seg selv ikke er nok for til å si at lydopptak er lovlig.

Dersom det skal være aktuelt med lydopptak, må det virkelig være nødvendig. Normalt sett bør da andre alternativer prøves først, for eksempel brukerundersøkelser for å undersøke den opplevde kvaliteten hos kundene og medlytt i opplæringsøyemed. Andre tiltak kan være bedre kursing av de ansatte, bedre veiledningsmateriale og andre hjelpemidler som medarbeideren støtter seg på i sitt arbeid.

Dersom man finner at lydopptak er helt nødvendig for å ivareta den legitime interessen man søker å oppnå, må man videre vurdere og balansere mot hensynet til både ansatte og innringere. Her bør de ansatte involveres slik at man kan få drøftet det og mulige motforestillinger/bekymringer kan komme frem. Datatilsynet har erfaring med at ansatte kan bli bekymret for hva opptakene kan brukes til, at de føler seg kontrollert, at de blir redde for å gjøre noe feil og så videre. Det gjelder å komme slik bekymringer i møte gjennom å involvere de ansatte og etablere klare interne regler for bruken av lydopptakene slik at de ansatte vet hva de har å forholde seg til.

For å finne frem til en balansert løsning kan det være lurt innføre lydopptak som en prøveordning som skal evalueres. Man bør også bare ha lydopptak i perioder, og ikke kontinuerlig.

For kundens del må det gis muligheter til å reservere seg mot lydopptak. Det kan gjøres ved at kunden får mulighet til å trykke på en tast på telefonen for å reservere seg mot telefonopptak. 

Lydopptak som bevis i rettssak

I Norge har vi et prinsipp om fri bevisførsel i domstolene. Det vil si at partene i en sak har rett til å legge frem de bevis som de selv ønsker for at saken skal bli godt nok belyst. Hvis beviset er innhentet på en ulovlig eller utilbørlig måte kan domstolen i noen tilfeller nekte beviset ført.

Det er opp til domstolen å vurdere fra sak til sak om lydopptak kan føres for retten, uavhengig av hvilken måte det er innhentet på. Som regel vil domstolene være mer tilbakeholdene med å akseptere lydopptak som er innhentet på en måte som strider med grunnleggende personvernhensyn.

Et arbeidsforhold kjennetegnes ved at en arbeidstaker stiller sin arbeidskraft til disposisjon mot at en arbeidsgiver betaler lønn. Det er et behov for vern av arbeidstakeren fordi det er et skjevt styrkeforhold mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, der arbeidsgiver er den sterkeste parten. Lovverket er derfor særlig lagt opp til å beskytte arbeidstakeren.

Det kan oppstå flere situasjoner på arbeidsplassen der det kan være nyttig å ta lydopptak. Imidlertid er lydopptak et inngripende tiltak som er underlagt begrensninger etter regelverket for arbeidsliv og personvern.

Utgangspunktet er at arbeidsplassen er et sted for yrkesutøvelse og ikke et sted for rent personlige eller familiemessige aktiviteter. Det betyr at hovedregelen om lydopptak og loven gjelder.

Når det tas lydopptak på arbeidsplassen gjelder personvernforordningens generelle rettigheter og plikter, blant annet om innsyn og sletting.

Les om den registrertes rettigheter
Les om arbeidsgivers plikter

Arbeidstakers adgang til å ta skjult lydopptak

Det kan være flere grunner til at en arbeidstaker ønsker å ta skjult lydopptak av samtaler med arbeidsgiveren. Det kan være for å bevise uakseptabel oppførsel fra arbeidsgiveren, eller for å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.

I enkelte tilfeller vil lydopptak som er utført av arbeidstakeren falle utenfor regelverket. Det er fordi personvernforordningen har et unntak for behandling av personopplysninger som skjer i rent personlige eller familiemessige situasjoner. Det betyr at man ikke trenger å be om samtykke eller informere om at man tar lydopptak i de tilfellene. Lydopptaket vil da kunne utføres skjult i samtaler man selv er en del av. Dette unntaket vil trolig ikke gjelde for arbeidsgivere. I vurderingen av om loven gjelder må man ta hensyn til flere momenter, blant annet hvilken kontekst lydopptaket skjer i.

Det som er avgjørende for om du kan ta skjult lydopptak på arbeidsplassen, av en samtale du selv er tilstede i, er at situasjonen må være av rent personlig art. Det betyr at den har stor betydning for deg som privatperson, ikke som arbeidstaker. Dette vil særlig kunne gjelde i tilfeller som er avgjørende for din personlige integritet og verdighet.

Situasjoner som kan anses som rent personlige er for eksempel gjentatte tilfeller av:

• Trakassering
• Mobbing
• Trusler

Dersom du er usikker bør du ikke ta lydopptak uten å varsle og innhente samtykke.

Det kan også være greit å huske på at skjult lydopptak vil stride mot lojalitetsplikten mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, og vil kunne få konsekvenser for arbeidsforholdet.

Arbeidsgivers adgang til å ta lydopptak

Lydopptak av telefonsamtaler i forbindelse med telefonsalg og kundekontakt utenfor virksomheten har vi skrevet om tidligere i denne veiledningen.

Når en arbeidsgiver opptrer som arbeidsgiver vil ikke lovens unntak for rent personlige og familiemessige aktiviteter være oppfylt. Det betyr blant annet at lydopptak alltid må informeres om på forhånd.

Fordi arbeidsgiveren står i et overordnet forhold til arbeidstakerne er ikke samtykke egnet som grunnlag for å ta lydopptak. Arbeidsgiveren må derfor ha et annet rettslig grunnlag for å kunne gjøre lydopptak. Som utgangspunkt skal det svært mye til for å kunne ta lydopptak av ansatte.