Et arbeidsforhold avsluttes hvis arbeidstakeren dør.

Ved arbeidstakers død må du som arbeidsgiver vurdere hva som må slettes av personopplysninger om avdøde. Les mer om plikten til sletting.

I etterkant av en arbeidstakers dødsfall er det også vanlig at du som arbeidsgiver står overfor noen praktiske problemstillinger. På den ene siden vil etterlatte ofte ønske å se e-postkassen eller private filer på den avdødes jobbutstyr, for eksempel PC, mobiltelefon, nettbrett eller lignende. Det kan for eksempel være at den avdøde hadde lagret bilder av familien eller andre private filer som de etterlatte ønsker å se. På den annen side kan du som arbeidsgiver selv ha et behov for informasjon som ligger i avdødes e-postkasse eller filer som var lagret på avdødes brukerområder.

I denne veiledningen går vi gjennom hva som kjennetegner opplysninger om avdøde etter personvernregelverket, hvilke rutiner du som arbeidsgiver bør ha på plass med hensyn til arbeidstakers dødsfall, og hvilke regler som gjelder hvis du som arbeidsgiver eller etterlatte ønsker innsyn i opplysninger om en avdød arbeidstaker. 

Opplysninger om avdøde personer er ikke er omfattet av personvernregelverket. Dette følger av personvernforordningen. 

Opplysninger om den avdøde kan imidlertid også være personopplysninger om levende personer, som dermed vil være omfattet av regelverket.

For eksempel: informasjon om at avdøde Ola var gift med Karl er en personopplysning om Karl. Familiebildene som Ola lagret på PC-en han fikk av arbeidsgiveren, er personopplysninger om de avbildede familiemedlemmene.

Eksemplet viser at personvernforordningen vil gjelde for opplysningene som arbeidsgiveren behandler om de gjenlevende. De gjenlevende har rettigheter etter personvernforordningen. Derimot er opplysninger som kun gjelder den avdøde altså unntatt fra regelverket.

For eksempel vil fødselsnummeret til avdøde Ola kun være en opplysning om han, og ikke noen andre, og er dermed unntatt fra regelverket. 

Skillet mellom jobbrelatert informasjon og privat informasjon bør gjelde både i filområder og i personlige e-postkasser som arbeidstaker bruker i arbeidet. Arbeidstaker kan for eksempel merke mapper som «PRIVAT».

Vi anbefaler også at du som arbeidsgiver avklarer med arbeidstaker hva som skal skje med private mapper og filområder ved eventuelt dødsfall. Dette kan skje i form av en avtale i forbindelse med ansettelse.

En slik avtale gir den ansatte mulighet til å utrykke sine ønsker. Merk at en slik ordning ikke vil kunne regnes som et samtykke eller avtale etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1, som handler om behandlingens lovlighet. 

Vi har laget et eksempel på hva som kan være formen på og innholdet i et slikt avtaleskjema:

Hvis du som arbeidsgiver har laget en avtale med den avdøde, for eksempel etter modell av den du finner under «Rutiner for opplysninger om avdøde» i denne veiledningen, kan du normalt følge denne. Men hva hvis det ikke er laget en slik avtale?

Dersom personopplysningene ikke allerede er slettet, må du som arbeidsgiver vurdere de etterlatte sine ønsker etter personvernreglene. Etter disse reglene har ikke pårørende uten videre krav på innsyn i den avdødes mapper og filområder.

Etter personvernregelverket kan personer kreve innsyn i personopplysninger om seg selv, ikke om andre. Det betyr at pårørende bare har innsynsrett i opplysninger om seg selv. Pårørende har med andre ord ikke innsynsrett i opplysninger om andre personer. Du kan lese mer om retten til innsyn og unntakene fra denne i veiledningen vår om innsynsrett.

Dersom etterlatte ønsker å få utlevert personopplysninger om andre enn den avdøde eller seg selv, må du som arbeidsgiver gjøre en konkret vurdering før det skjer en utlevering. En relevant vurdering i denne sammenheng er om utleveringen kan føre til en belastning eller risiko for andre tredjeparter, for eksempel andre ansatte i virksomheten.

For eksempel: dersom en mappe eller fil på avdødes jobb-PC er markert som «Jul på hytta 2021», «Familieferie i Hellas 2020» eller «Konfirmasjonstale», er det trolig grunnlag for å utlevere mappen eller filen til etterlatte.  

Avslutning av e-postkontoen betyr at den slutter å eksistere og at det ikke lenger er mulig å sende e-post til kontoen. Sletting betyr at innholdet i e-postkassen slettes.

I enkelte tilfeller er det nødvendig at du som arbeidsgiver gjør innsyn i den avdøde arbeidstakerens e-postkasse eller filområder for å finne virksomhetsrelatert informasjon. Et slikt innsyn kan innebære en behandling av personopplysninger om levende personer, for eksempel andre ansatte i virksomheten. Personvernregleverket kommer i så fall til anvendelse.

For at du som arbeidsgiver skal kunne gjøre et slikt innsyn, må innsynet være nødvendig for å ivareta virksomhetens daglige drift, og behovet må overstige hensynet til de registrertes personvern. Som arbeidsgiver bør du også vurdere om det finnes andre mindre inngripende måter å få tak i informasjonen på. Kan det for eksempel hende at andre ansatte sitter på informasjonen? Kan vedkommende i så fall videresende informasjonen?

Når du som arbeidsgiver gjør innsyn, må du begrense seg til det som er nødvendig og gjøre konkrete søk med relevante søkeord. Du må ikke åpne e-poster som ikke er nødvendig for virksomhetens daglige drift. Eksempler inkluderer e-poster sendt til eller fra tillitsvalgt, HR, eller e-poster mellom kollegaer av mer privat karakter.

Den avdødes e-postkasse kan altså inneholde personopplysninger om andre ansatte i virksomheten. For å ivareta hensynet til ansatte som kan bli berørt av innsynet, anbefaler vi at for eksempel en tillitsvalgt er til stede under innsynet.

Når innsynet er begrunnet i arbeidsgivers behov, har arbeidsgiver imidlertid sjelden anledning til å gjøre innsyn i områder som den avdøde har merket som «PRIVAT» eller lignende. 

Selv om innsynet er begrunnet i dine behov som arbeidsgiver, har du imidlertid sjelden anledning til å gjøre innsyn i områder som den avdøde har merket som «PRIVAT» eller lignende.