Arbeidsgivers behov for innsyn

Avslutning av e-postkontoen betyr at den slutter å eksistere og at det ikke lenger er mulig å sende e-post til kontoen. Sletting betyr at innholdet i e-postkassen slettes.

I enkelte tilfeller er det nødvendig at du som arbeidsgiver gjør innsyn i den avdøde arbeidstakerens e-postkasse eller filområder for å finne virksomhetsrelatert informasjon. Et slikt innsyn kan innebære en behandling av personopplysninger om levende personer, for eksempel andre ansatte i virksomheten. Personvernregleverket kommer i så fall til anvendelse.

For at du som arbeidsgiver skal kunne gjøre et slikt innsyn, må innsynet være nødvendig for å ivareta virksomhetens daglige drift, og behovet må overstige hensynet til de registrertes personvern. Som arbeidsgiver bør du også vurdere om det finnes andre mindre inngripende måter å få tak i informasjonen på. Kan det for eksempel hende at andre ansatte sitter på informasjonen? Kan vedkommende i så fall videresende informasjonen?

Når du som arbeidsgiver gjør innsyn, må du begrense seg til det som er nødvendig og gjøre konkrete søk med relevante søkeord. Du må ikke åpne e-poster som ikke er nødvendig for virksomhetens daglige drift. Eksempler inkluderer e-poster sendt til eller fra tillitsvalgt, HR, eller e-poster mellom kollegaer av mer privat karakter.

Den avdødes e-postkasse kan altså inneholde personopplysninger om andre ansatte i virksomheten. For å ivareta hensynet til ansatte som kan bli berørt av innsynet, anbefaler vi at for eksempel en tillitsvalgt er til stede under innsynet.

Når innsynet er begrunnet i arbeidsgivers behov, har arbeidsgiver imidlertid sjelden anledning til å gjøre innsyn i områder som den avdøde har merket som «PRIVAT» eller lignende. 

Selv om innsynet er begrunnet i dine behov som arbeidsgiver, har du imidlertid sjelden anledning til å gjøre innsyn i områder som den avdøde har merket som «PRIVAT» eller lignende.