Rutiner for opplysninger om avdøde
Som arbeidsgiver bør du oppfordre alle ansatte til å skille mellom jobbrelatert og privat informasjon. Vi anbefaler også at du inngår en avtale med arbeidstaker om hva som skal skje med private opplysninger i tilfelle arbeidstaker går bort.
Skillet mellom jobbrelatert informasjon og privat informasjon bør gjelde både i filområder og i personlige e-postkasser som arbeidstaker bruker i arbeidet. Arbeidstaker kan for eksempel merke mapper som «PRIVAT».
Vi anbefaler også at du som arbeidsgiver avklarer med arbeidstaker hva som skal skje med private mapper og filområder ved eventuelt dødsfall. Dette kan skje i form av en avtale i forbindelse med ansettelse.
En slik avtale gir den ansatte mulighet til å utrykke sine ønsker. Merk at en slik ordning ikke vil kunne regnes som et samtykke eller avtale etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1, som handler om behandlingens lovlighet.
Vi har laget et eksempel på hva som kan være formen på og innholdet i et slikt avtaleskjema:
