Reglene om innsyn etter personopplysningsregelverket gjelder innsyn for de registrerte. Når det gjelder innsyn i lønnsopplysninger vil de registrerte være de individuelle arbeidstagerne. Personopplysningsregelverket har ingen regler om rett til innsyn for andre enn de registrerte.

Ved lønnsforhandlinger blir problemstillingen hvilken adgang arbeidsgivere har til å utlevere lønnsopplysninger om de ansatte til tillitsvalgte.

Opplysninger om lønn er personopplysninger, og utgangspunktet er at personopplysningsregelverket må følges.

Det innebærer blant annet at innsyn og utlevering av lønnopplysninger krever et såkalt behandlingsgrunnlag for å være lovlig, for eksempel samtykke eller lovhjemmel. Reglene vil imidlertid være forskjellige for arbeidsgivere i privat og offentlig sektor.

Ikke velbegrunnet behov - ikke utlevering

Prinsippet om dataminimalitet tilsier at dersom formålet med en behandling av personopplysninger kan nås uten at det behandles personopplysninger, er det heller ikke lov til å behandle personopplysningene. Det betyr at dersom fagforeningen ikke har et velbegrunnet behov for opplysninger om lønn knyttet til individuelle arbeidstagere, skal lønnsopplysninger bare gis på gruppenivå. Med det menes at opplysninger om lønn skal knyttes til stillingskategorier eller andre grupper ved utlevering.

Ved anonymisering fjernes navn og alle andre sentrale opplysninger slik at de aktuelle personene ikke lenger kan identifiseres. Det skal med andre ord ikke være mulig å spore tilbake til hvem opplysningene opprinnelig gjaldt. Dersom opplysningene er fullstendig anonymisert omfattes de ikke lenger av personopplysningsregelverket.

Akkurat hvor mange personer det må være i hver kategori for at opplysningene skal være anonyme, må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Dersom gruppen er fire personer eller færre vil det være stor sannsynlighet for at enkeltpersoner kan identifiseres. Det er viktig at anonymiseringen er reel og gjøres på en slik måte at det ikke er mulig å re-identifisere de aktuelle personene.

Nødvendig for å ivareta en legitim interesse

I mange tilfeller er det ikke mulig å utlevere lønnsopplysninger til tillitsvalgte i anonymisert form. Da må det vurderes om det vil være lovlig etter personopplysningsregelverket å utlevere opplysninger knyttet til konkrete enkeltpersoner. Et grunnvilkår er da at det finnes et gyldig behandlingsgrunnlag. For innsyn i lønnsopplysninger vil det relevante behandlingsgrunnlaget være at behandlingen er nødvendig for å ivareta en legitim interesse.

Grunnvilkårene etter denne bestemmelsen er at en behandling må være nødvendig ut fra en berettiget interesse som veier tyngre enn de registrertes personvern. I interesseavveiingen vil det ha mye å si om virksomheten har gjort det de kan for å begrense virkningene behandlingen har for personvernet til den/de registrerte. Innføring av tiltak og garantier må være hensiktsmessige, tilstrekkelige og vesentlig redusere innvirkningen for den registrerte.

Bestemmelsen i personvernforordningen (GDPR) tilsvarer i stor grad det som også var gjeldende tidligere. Det har altså ikke skjedd noen vesentlig endring på dette området med innføringen av personvernforordningen.   

Datatilsynets synspunkt er her at dette behandlingsgrunnlaget kan brukes ved utlevering av lønnsopplysninger til tillitsvalgte dersom arbeidsgiver setter følgende vilkår ved utleveringen:

1. Det undertegnes en taushetserklæring der det fremgår at opplysningene bare skal brukes i forbindelse med lønnsforhandlingssituasjoner.
2. Opplysningene skal ikke utleveres til andre.
3. Den tillitsvalgte forplikter seg til å behandle opplysningene i tråd med personopplysningsregelverket.

Lønnsopplysningene kan ikke inneholde opplysninger om medlemskap i annen fagforening. Dette er en «særlig kategori» personopplysning. Da kreves det samtykke som behandlingsgrunnlag. Dette innebærer altså at det ikke må komme frem om den ansatte er fagorganisert eller ikke, og hva slags fagforening vedkommende i så fall tilhører, sammen med lønnsopplysningene som blir utlevert.

Arbeidsgiveren vil ha plikt til å informere arbeidstagerne om at lønnsopplysninger vil bli utlevert til tillitsvalgte.

Arbeidstakere som ikke ønsker at sine lønnsopplysninger skal gis til de tillitsvalgte kan benytte seg av retten til å protestere. Arbeidsgiveren må da påvise at «tvingende berettigede grunner» går foran arbeidstagerens personverninteresser for å kunne utlevere opplysningene.

Arbeidsgiveren har plikt til å informere de ansatte om retten til å protestere på utleveringen av lønnsopplysninger.

Personopplysningsregelverket gjelder utlevering av personopplysninger og gir ingen rett til å kreve at virksomheten bearbeider opplysninger om lønn på noen spesiell måte. Spørsmålet om hva slags format opplysningene skal eller kan utleveres i, løses heller ikke med utgangspunkt i dette regelverket. Dette vil derfor trolig bero på en nærmere avtale mellom partene.

Det kan være greit å være klar over at for offentlige virksomheter har det vært en endring med ny personvernforordning sammenlignet med det gamle regelverket, i retning av mer offentlighet.

Datatilsynets forståelse av offentlighetsloven

Datatilsynet er ikke rett myndighet til å fastslå eller tolke offentlighetsloven. Vi vil likevel gi noen kommentarer til hvordan vi forstår offentlighetsloven.

Hovedregelen om innsyn

Hovedregelen om innsyn etter offentlighetsloven er at saksdokumenter, journaler og lignende registre er åpne for innsyn, med mindre noe annet følger av lov eller forskrift. Alle kan altså kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og liknende registre til en offentlig virksomhet. Det betyr også at dersom du har blitt nektet innsyn i denne typen dokumenter fra en offentlig virksomhet, skal du få en begrunnelse med en lovhjemmel for unntaket fra innsyn.

Retten til innsyn i offentlig forvaltning bygger på tre hovedhensyn:

1. demokratihensyn
2. kontrollhensyn
3. rettssikkerhetshensyn

Plikten til å gi innsyn er ubetinget. Det trengs ingen begrunnelse for hvorfor man ønsker innsyn i opplysningene.

Dersom et saksdokument eller en journal handler om lønnopplysninger om ansatte, vil opplysningene altså i utgangspunktet være offentlig. Hva som er et «dokument» og hva som er et «saksdokument» er definert i offentlighetsloven § 4. 

Vi er som nevnt over ikke riktig myndighet til å uttale oss om forståelsen av offentlighetsloven. Likevel antar vi at hvilke typer opplysninger om lønn som arbeidsgiveren har plikt til å gi ut, kommer an på hva slags oversikter arbeidsgiveren allerede har utarbeidet, og om opplysningene om lønn som inngår i oversikten omfattes av begrepet «saksdokument». Plikten til å lage nye dokumenter eller oversikter er begrenset til å lage dokumenter med sammenstilling over opplysninger som allerede finnes i databasen og hva som kan sammenstilles med «enkle fremgangsmåter».

Unntak

Hovedregelen om innsyn i offentlige saksdokumenter har flere unntak. Et av dem er unntaket for opplysninger om noens «personlige forhold», ettersom disse opplysningene er underlagt taushetsplikt. Slike opplysninger kan ikke utleveres. Opplysninger om offentlig ansattes lønn er ikke omfattet av «personlige forhold» og dermed ikke underlagt taushetsplikten.

Dersom dokumenter med lønnsopplysninger inneholder opplysninger om medlemskap i en fagforening, er dette noe som igjen kan si noe om medlemmenes politiske holdning. Dette vil være taushetsbelagte opplysninger som ikke skal utleveres.

Opplysninger om kontonummer og eventuelle bidragstrekk vil også være underlagt taushetsplikt.

Det kan etter offentlighetsloven gjøres unntak fra retten til innsyn i enkelte lønnsopplysninger. Det kan imidlertid ikke gjøres unntak for bruttoutbetalinger, og disse opplysningene kan gis ved oppstilling i eget dokument. Slik vi forstår det er denne unntakshjemmelen ikke relevant for utlevering til fagforeninger eller tillitsvalgte i forbindelse med lønnsforhandlinger. 

Ansvaret til de som ber om innsyn etter offentlighetsloven

Når fagforeninger får utlevert informasjon om lønnen til de ansatte, vil personvernregelverket gjelde for deres behandling av opplysninger. Selv om den som har fått innsyn etter offentlighetsloven i utgangspunktet kan benytte opplysninger til ethvert formål, er bruken begrenset av hindringer som følger av annet regelverk.

Det innebærer at organisasjonene har plikt til å hindre at ikke flere enn de som har behov for opplysningene får tilgang til dem, at de ikke benyttes til andre formål enn lønnsforhandlingene og så videre. Dersom dere representerer en fagforening, kan dere lese mer om pliktene etter personopplysningsregelverket på vår samleside