Offentlige virksomheter
Arbeidsgivere i offentlige virksomheter skal vurdere spørsmål om innsyn og utlevering av individuelle lønnsopplysninger utelukkende ut i fra offentlighetsloven. Dette gjelder også selv om den som ber om innsyn ikke spesifikt påberoper seg innsyn etter offentlighetsloven.
Det kan være greit å være klar over at for offentlige virksomheter har det vært en endring med ny personvernforordning sammenlignet med det gamle regelverket, i retning av mer offentlighet.
Datatilsynets forståelse av offentlighetsloven
Datatilsynet er ikke rett myndighet til å fastslå eller tolke offentlighetsloven. Vi vil likevel gi noen kommentarer til hvordan vi forstår offentlighetsloven.
Hovedregelen om innsyn
Hovedregelen om innsyn etter offentlighetsloven er at saksdokumenter, journaler og lignende registre er åpne for innsyn, med mindre noe annet følger av lov eller forskrift. Alle kan altså kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og liknende registre til en offentlig virksomhet. Det betyr også at dersom du har blitt nektet innsyn i denne typen dokumenter fra en offentlig virksomhet, skal du få en begrunnelse med en lovhjemmel for unntaket fra innsyn.
Retten til innsyn i offentlig forvaltning bygger på tre hovedhensyn:
- demokratihensyn
- kontrollhensyn
- rettssikkerhetshensyn
Plikten til å gi innsyn er ubetinget. Det trengs ingen begrunnelse for hvorfor man ønsker innsyn i opplysningene.
Dersom et saksdokument eller en journal handler om lønnopplysninger om ansatte, vil opplysningene altså i utgangspunktet være offentlig. Hva som er et «dokument» og hva som er et «saksdokument» er definert i offentlighetsloven § 4.
Vi er som nevnt over ikke riktig myndighet til å uttale oss om forståelsen av offentlighetsloven. Likevel antar vi at hvilke typer opplysninger om lønn som arbeidsgiveren har plikt til å gi ut, kommer an på hva slags oversikter arbeidsgiveren allerede har utarbeidet, og om opplysningene om lønn som inngår i oversikten omfattes av begrepet «saksdokument». Plikten til å lage nye dokumenter eller oversikter er begrenset til å lage dokumenter med sammenstilling over opplysninger som allerede finnes i databasen og hva som kan sammenstilles med «enkle fremgangsmåter».
Unntak
Hovedregelen om innsyn i offentlige saksdokumenter har flere unntak. Et av dem er unntaket for opplysninger om noens «personlige forhold», ettersom disse opplysningene er underlagt taushetsplikt. Slike opplysninger kan ikke utleveres. Opplysninger om offentlig ansattes lønn er ikke omfattet av «personlige forhold» og dermed ikke underlagt taushetsplikten.
Dersom dokumenter med lønnsopplysninger inneholder opplysninger om medlemskap i en fagforening, er dette noe som igjen kan si noe om medlemmenes politiske holdning. Dette vil være taushetsbelagte opplysninger som ikke skal utleveres.
Opplysninger om kontonummer og eventuelle bidragstrekk vil også være underlagt taushetsplikt.
Det kan etter offentlighetsloven gjøres unntak fra retten til innsyn i enkelte lønnsopplysninger. Det kan imidlertid ikke gjøres unntak for bruttoutbetalinger, og disse opplysningene kan gis ved oppstilling i eget dokument. Slik vi forstår det er denne unntakshjemmelen ikke relevant for utlevering til fagforeninger eller tillitsvalgte i forbindelse med lønnsforhandlinger.
Ansvaret til de som ber om innsyn etter offentlighetsloven
Når fagforeninger får utlevert informasjon om lønnen til de ansatte, vil personvernregelverket gjelde for deres behandling av opplysninger. Selv om den som har fått innsyn etter offentlighetsloven i utgangspunktet kan benytte opplysninger til ethvert formål, er bruken begrenset av hindringer som følger av annet regelverk.
Det innebærer at organisasjonene har plikt til å hindre at ikke flere enn de som har behov for opplysningene får tilgang til dem, at de ikke benyttes til andre formål enn lønnsforhandlingene og så videre. Dersom dere representerer en fagforening, kan dere lese mer om pliktene etter personopplysningsregelverket på vår samleside