Samtykke og samtykkeskjema

Barnehager og skoler er ansvarlige for bilder som tas i deres regi. Dette gjelder også for fritidsaktiviteter og lignende. Et portrettbilde er en personopplysning, og klassebilder/gruppebilder defineres også som portrettbilder. Allerede før bildene i det hele tatt tas, må man derfor ha et samtykke fra de foresatte. Da er det en fordel å operere med et samtykkeskjema/en samtykkeerklæring der det kommer tydelig frem hva de foresatte faktisk samtykker til.

Dette gjelder både dersom bildene bare skal brukes internt eller dersom de skal deles på nett. Det gjelder enten bildene skal deles på virksomhetens hjemmeside (med eller uten passord), en blogg, på sosiale medier eller andre nettsider. Det gjelder dessuten uavhengig om bildene publiseres åpent eller i lukkede grupper. Samtykke fra de foresatte må være på plass.

Samtykkeskjema

Alle virksomheter som ønsker at det tas bilder av barna, må derfor lage et samtykkeskjema som er tilpasset hvordan bildene skal brukes. Siden virksomhetene kan være svært forskjellige (privat/offentlig, barnehager, grunnskoler, videregående, sykehus eller annet), og siden de har ulik praksis for publisering, er dette derfor bare en huskeliste til punkter som kan være med i et samtykkeskjema. Det er så opp til virksomheten å lage et eget skjema/erklæring som er tilpasset behovet. Vi anbefaler at virksomheten har en årlig rutine som sikrer at gyldige samtykker er gitt.

Skjemaet bør inneholde relevante og konkrete spørsmål som de foresatte skal krysse av for:

1. Er det greit at det tas bilder/film av barnet?
2. Er det greit at bildene publiseres på åpne/passordbeskyttede nettsider?
3. Er det greit at bilder av barnet deles i sosiale medier? (Her må det spesifiseres hvor bildene vil kunne publiseres og om det er åpne eller lukkede profiler/grupper. Her bør det være mulig å velge hvilke kanaler man gir samtykke til.)
4. Er det greit at bildene publiseres i trykksaker relatert til skolen/barnehagen/organisasjonen?
   ...osv

Erklæringen bør dessuten nevne følgende for å berolige de foresatte:

• Barnehagen/skolen/organisasjonen vil ikke frigi digitale bildekopier av barnet uten spesifikt samtykke fra de foresatte.
• Barnehagen/skolen/organisasjonen vil ikke ta bilder av barna når de er svært lettkledde.
• Bildene som publiseres på nett vil alltid legges ut i en kvalitet som gjør det lite attraktivt for andre å manipulere dem eller benytte dem i andre sammenhenger.
• Barnehagen/skolen/virksomheten vil alltid be om spesifikt samtykke fra foreldrene dersom det skal tas bilder av barna til journalistiske formål, eller dersom utplasserte studenter ønsker å ta bilder av barna.

Underskrift av virksomheten og de foresatte, samt gjerne barnet selv. Dersom barnet er 13 år eller mer, må de også underskrive erklæringen.

Datatilsynet får ofte spørsmål om vi har en mal for en slik erklæring, men dette må tilpasses hver enkelt virksomhet ettersom hvilke bilder de tar og bruken av dem. Virksomheten må ta et aktivt ansvar for å få innhentet gyldige samtykker. Det er ikke mulig å lage en erklæring som passer for alle.

Spesielt om bruk av ekstern fotograf i skoler/barnehager

Skole- og barnehagefoto er en av flere anledninger hvor det er aktuelt å ta bilder i skolesammenheng, og stadig flere benytter seg også av ekstern fotograf. For å kunne ta bilder og bruke dem lovlig, for eksempel i en skolekatalog, må samtykke innhentes på forhånd enten fra de foresatte (dersom eleven er mindreårig) eller fra eleven selv. En skole eller barnehage kan ikke gi et samtykke på vegne av barna eller de foresatte til at det blir tatt bilder av e ekstern aktør. Dersom de foresatte ikke ønsker at det skal tas bilder, skal barnet eller de foresattes kontaktopplysninger heller ikke sendes til fotografen. 

Et av valgene i samtykkeerklæringen bør derfor være om de foresatte samtykker til bruk av fotograf.